Så behandlar socialförvaltningen Sydväst personuppgifter

Socialnämnden Sydväst är personuppgiftsansvarig

Socialnämnden Sydväst är ansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker i förvaltningen.
Detta innebär att nämnden har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med gällande lagstiftning. Har du frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längst ner.

Vi behandlar alla personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning. På den här sidan kan du läsa om hur detta går till.

Information om personuppgifter och hur de får behandlas

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Namn, personnummer, foto, adress eller e-postadress är exempel på personuppgifter. Ljudupptagningar kan också vara personuppgifter även om inga namn nämns.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Begreppet behandling av personuppgifter omfattar all hantering som kan ske med personuppgifter, till exempel att samla in uppgifterna, läsa, lagra, gallra, sprida, kopiera eller arkivera dem.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

Socialnämnden Sydväst är den myndighet som hanterar individ- och familjeomsorgsverksamhet inom det geografiska området sydväst* i Göteborgs Stad. För att kunna utföra uppdraget behöver personuppgifter behandlas på olika sätt.

*Askim, Frölunda, Högsbo, Tynnered, Älvsborg, Södra Skärgården

Varför får vi behandla dina personuppgifter (rättslig grund)?

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för förvaltningen är rättslig förpliktelse, uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning, avtal eller samtycke.

• Personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Den rättsliga förpliktelsen ska åligga förvaltningen och följa av EU-rätt eller svensk rätt.
• Behandling av personuppgifter är också tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgiften ska vara fastställd i EU-rätt eller svensk rätt, vilket innebär att den måste följa av det regelverk som gäller för förvaltningens verksamhet. Behandlingen av personuppgifter som är nödvändig för att myndigheten ska kunna utföra sin verksamhet sker med stöd av denna rättsliga grund.
• Behandling av personuppgifter kan vidare ske som ett led i myndighetsutövning. Myndighetsutövningen måste vara fastställd i enlighet med EU-rätt eller svensk rätt.
• Personuppgifter kan behandlas med stöd av ett avtal. För att behandla personuppgifter krävs då att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Personuppgifter kan också behandlas med stöd av den registrerades samtycke. Samtycke att någon godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller henne ska vara tydligt och specifikt utformat och ges frivilligt. 

Kategorier av personuppgifter

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter är nödvändiga i andra fall. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt.

Ibland krävs att vi behandlar känsliga personuppgifter. Exempel på uppgifter som är känsliga kan vara uppgifter om hälsa, etnicitet, sexuell läggning med flera. Sådana uppgifter är enligt dataskyddsförordningen kräver extra skydd. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen.

Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av sig till oss och fråga. Vi har normalt inte möjlighet att i efterhand radera personuppgifter som du har lämnat in till oss om de ingår i allmänna handlingar.

Personuppgiftsbehandlingar i särskilda situationer

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.

Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar. Läs mer om kakor på goteborg.se.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt aspekten kring delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder som inte är en del av den Europeiska unionen. Om förvaltningen behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med oss

För din egen skull rekommenderar socialförvaltningen Sydväst dig att inte skicka personuppgifter eller känslig information till Göteborgs Stad via sociala medier. Socialförvaltningen Sydväst svarar aldrig på på frågor, via social medier, som rör individärenden.

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med socialförvaltningen Sydväst, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar Göteborgs Stad dig att inte skicka känslig information till kommunen via sociala medier.

Det innebär att kommunen aldrig via sociala medier svarar på frågor som rör individärenden inom till exempel socialtjänst eller barnomsorg.

Om du ingår avtal med och utför tjänster åt socialförvaltning Sydväst

Om det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt bestämmelser i dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av avtalet, eller senast vid det datum då leverantören påbörjar uppdrag och behandling av personuppgifter åt beställaren.

Personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas, vid var tid gällande avtalsmall för personuppgiftbiträdesavtal och tillhörande bilagor.

Vid ansökan om, samt utförande av, insats

Förvaltningen behandlar dina personuppgifter för att handlägga ditt ärende. Den rättsliga grunden för behandlingen är som ett led i förvaltningens myndighetsutövning.

Socialförvaltningarna hanterar bland annat följande ärenden:

• Försörjningsstöd
• Missbruksärenden
• Familjehem och kontaktpersoner
• Särskilda insatser för barn och unga
  

För socialförvaltningen Sydväst gäller särskilt:

• Boende och hemlöshet.

Vid ansökan om jobb

Förvaltningen behandlar dina personuppgifter om du skickar in en jobbansökan till förvaltningen. Behandlingen för att tillsätta tjänsten sker som ett led i förvaltningens myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När du skickar förfrågningar eller synpunkter

Förvaltningen behandlar dina personuppgifter för att kommunicera med dig då du ställt en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Är anställd eller har uppdrag hos socialförvaltning Sydväst

Förvaltningen behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för förvaltningen som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal. Mer detaljerad information om hur dina uppgifter används finns i bilagan till ditt anställningsavtal.

Vid deltagande i fritidsverksamhet 

Förvaltningen behandlar personuppgifter för de barn som deltar i fritidsverksamhet (ej kulturskola) samt för barnets vårdnadshavare. Detta görs i syfte att kunna handlägga ansökan samt kunna kommunicera med parterna. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse. 

Vid ansökan av föreningsbidrag 

Förvaltningen behandlar dina personuppgifter för att handlägga ditt ärende om du har lämnat in en ansökan om föreningsbidrag, i syfte att kunna fatta beslut i enlighet med uppsatta riktlinjer för föreningsbidrag. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Vid straffrättsliga påföljder

I vissa fall ansvarar socialtjänsten enligt lag för att genomföra insatser som beslutats av domstol. I dessa fall är det brottsdatalagen som styr hur förvaltningen behandlar dina personuppgifter för att kunna se till att den påföljd som domstolen beslutat om sker.

Allmänna handlingar och dataskyddsförordningen

Förvaltningen omfattas av reglerna i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Detta innebär att meddelanden som skickas till förvaltningen vanligen blir allmänna handlingar. Förvaltningen är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter i allmänna handlingar, efter sekretessprövning. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan komma att innebära begränsningar i vissa av den registrerades rättigheter, till exempel rätten till radering av ens personuppgifter. Om du vill veta mer om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen så kan du läsa mer här Dina rättigheter och när dina personuppgifter behandlas av oss.

Vill du veta mer om hur allmän handling hanteras kan du läsa här: Läs mer om allmän handling och offentlig handling.

Lagringstid - så länge sparar vi dina personuppgifter

De personuppgifter förvaltningen samlar in behandlas för olika ändamål och sparas därmed under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och förvaltningens skyldigheter enligt lag. Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras/raderas. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Ta kontakt med personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter nedan, om du har frågor kring hur lång tid just dina personuppgifter lagras.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Personal som arbetar i eller är uppdragstagare för förvaltningen, som behöver personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter tar del av dina personuppgifter.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar. Personuppgifter belagda med sekretess lämnas inte ut till allmänheten. Läs mer i avsnittet allmänna handlingar och dataskyddsförordningen.

Nämnden lämnar ibland personuppgifter till andra myndigheter och organisationer och hämtar också i vissa fall in personuppgifter. Vilka uppgifter som lämnas respektive lämnas sker enligt den uppgiftsskyldighet som finns i olika lagar.
Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, som på förvaltningens uppdrag utför personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Hur har vi samlat in dina personuppgifter?

I de flesta fall lämnar du själv dina personuppgifter till förvaltningen när du kontaktar oss. Det kan röra sig om en insats du behöver eller du lämnar en synpunkt. Ibland kan personuppgifter inkomma från någon annan än dig. Förvaltningen kan få in personuppgifter från andra myndigheter, nationella register eller folkbokföringen, om du har samtyckt till att uppgifterna hämtas in.

Ta kontakt med personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter nedan, om du har frågor varifrån dina personuppgifter inkommit.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

När dina personuppgifter behandlas av förvaltningen har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, det vill säga få ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter, begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet och när som helst återkalla eventuellt samtycke.

Med blanketten för registerutdrag kan du inte beställa övriga handlingar som till exempel journaler eller betyg samt utdrag ur socialregistret. För få se dessa handlingar ska du vända dig direkt till förvaltningen eller bolaget som hanterar dem.

Dina rättigheter

Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att:

• begära ett utdrag med dina personuppgifter (dvs. vilka av dina personuppgifter som vi behandlar samt bland annat varför vi behandlar dem)
• begära att vi rättar om en personuppgift är felaktig
• göra en invändning av behandlingen av dina personuppgifter
• begränsa behandlingen av dina personuppgifter
• återkalla ditt samtycke i de fall behandlingen grundas på samtycke (detta gäller vanligtvis inte vid myndighetsutövning). Återkallandet påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades
• rätt till radering av personuppgifter men den rätten är mycket begränsad eftersom det mesta av informationen är allmän handling
• klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten på vår behandling av registrerade personuppgifter.
• För att begära registerutdrag lämnar du in bifogad blankett. Skicka in blanketten med post eller e-post. Det går också bra att lämna in den personligen.

Blankett för registerutdrag

För att begära registerutdrag lämnar du in bifogad blankett. Skicka in blanketten med post eller e-post. Det går också bra att lämna in den personligen. Se kontaktuppgifter längst ned. 

Blankett för registerutdrag (dataskyddsförordningen) gäller hela Göteborgs Stad

Frågor eller klagomål

Frågor om personuppgiftsbehandling

Kontakta personuppgiftsansvarig om du har frågor om personuppgiftsbehandlingen eller vill använda dig av någon av dina rättigheter som registrerad.

Övriga frågor och klagomål

Om du har övriga frågor kring hanteringen av dina personuppgifter eller är missnöjd med hanteringen, kan du vända dig antingen till personuppgiftsansvarig eller till förvaltningens dataskyddsombud.

Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen)

Om du anser att förvaltningen behandlar dina uppgifter i strid med dataskyddsförordningen kan du också klaga på förvaltningens hantering av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten imy@imy.se som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en offentlig handling.

Kontaktuppgifter

Kontakta socialförvaltningen Sydväst

Socialnämnden Sydväst i Göteborg Stad är personuppgiftsansvarig.

Socialnämnden Sydväst
Postadress:
Box 16
421 21 Västra Frölunda

Besöksadress:
Zirkongatan 7
421 64 Västra Frölunda

E-post: socialsydvast@socialsydvast.goteborg.se

Kontaktuppgifter dataskyddsombud

Dataskyddsombud för socialförvaltningen Sydväst är dataskyddsenheten vid Intraservice. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att vi följer dataskyddsförordningen.

Dataskyddsombud: Dataskyddsenheten vid Intraservice Göteborgs Stad
E-post: dso@intraservice.goteborg.se
Tfn: 031 – 365 00 00

När du skickar e-post till dataskyddsombudet, tala om att frågan gäller socialförvaltning Sydväst.

Annan hjälp eller vägledning

För registerutdrag eller hjälp med andra rättigheter enligt dataskyddsförordningen kontaktar du Göteborgs Stads kontaktcenter.

Kontaktcenter
Telefon: 031-365 00 00
E-post: goteborg@goteborg.se