Så behandlar idrotts- och föreningsförvaltningen personuppgifter

Idrotts- och föreningsnämnden är personuppgiftsansvarig

Det är idrotts- och föreningsnämnden som har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, säkert och i övrigt korrekt sätt. Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du vända dig till idrotts- och föreningsförvaltningens dataskyddsombud via e-postadress dso@intraservice.goteborg.se.

Information om personuppgifter och hur de får behandlas

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan vara uppgifter som ditt namn, personnummer, adress eller telefonnummer. Även fotografier är personuppgifter om du tydligt kan identifieras på bilden. Känsliga personuppgifter är exempelvis uppgifter om en persons hälsa eller trosuppfattning.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandla är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi som arbetar i Göteborgs Stad gör med dina personuppgifter. Exempelvis samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera med mera.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende åt dig. Exempelvis har du skapat ett användarkonto i Göteborgs Stads e-tjänst för bidragsansökning och lokalbokning, ringt/besökt idrotts- och föreningsförvaltningens lokalbokning eller köpt ett träningskort/abonnemang på någon av förvaltningens simhallar/friskvårdsanläggningar.

Ibland kan vi ha fått dina personuppgifter från någon annan än dig. Vi kan få in personuppgifter från andra myndigheter eller föreningar som vid stickprovskontroll kan behöva ange sina medlemmars personuppgifter för att ta emot föreningsbidrag.

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

Idrotts- och föreningsförvaltningen har lagligt stöd att behandla dina personuppgifter när behandling är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse, fullfölja ett avtal eller rättslig förpliktelse.

För de fotografier/filmer som tas för att informera om våra verksamheter gäller oftast den rättsliga grunden allmänt intresse, i annat fall samtycke eller avtal.

Personuppgiftsbehandlingar i särskilda situationer

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.

Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar. Läs mer om kakor på goteborg.se.

Sociala medier

Idrotts- och föreningsförvaltningen använder oss av sociala medier för att informera om vår verksamhet. Den rättsliga grunden som används är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Idrotts- och föreningsförvaltningen behandlar dina personuppgifter när du skriver kommentarer i kommentarsfält i sociala medier. Personuppgifterna som behandlas är ditt användarnamn samt andra personuppgifter om du eventuellt lämnar i kommentaren.

Meddelanden eller kommentarer i sociala medier bevaras om de är av större betydelse eller föranlett en åtgärd.

Om du använder sociala medier, till exempel Instagram, för att komma i kontakt med idrotts- och föreningsförvaltningen överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar Göteborgs Stad dig att inte skicka känslig information till kommunen via sociala medier.

Idrotts- och föreningsförvaltningen svarar aldrig på frågor som rör individärenden via sociala medier.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt aspekten kring delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder som inte är en del av den Europeiska unionen. Om förvaltningen behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

E-post och telefon

När du skickar e-post, använder en e-tjänst eller ringer till idrotts- och föreningsförvaltningen ger du oss personuppgifter, detta då exempelvis en e-postadress är en personuppgift.

Friskvårdsanläggningar och simhallar

Om du har ett träningskort eller annat abonnemang hos idrotts- och föreningsförvaltningens simhallar eller motions-/och idrottscentrum, så behöver du lämna oss vissa personuppgifter. Dina personuppgifter används för hantering av tjänster och information till dig som kund. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna uppfölja vår del av avtalet.

På Angered Arena behöver ungdomar i åldern 12-17 som badar utan vuxen (över 18 år) lämna personuppgifter vid engångsbesök. Detta på grund av säkerhetsskäl. Säkerhetsskälet gäller drunkningsrisk och annan förhöjd olycksrisk. 

Lokalbokning

När du bokar en lokal, exempelvis sporthall eller bollplan, via idrotts- och föreningsförvaltningen behöver förvaltningen hantera dina personuppgifter. Idrotts- och föreningsförvaltningen behöver exempelvis dina personuppgifter för att kunna ta betalt för din bokning och kontakta dig om något problem uppstår i den lokal du har bokat. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna uppfölja vår del av bokningsavtalet.

Tagg (nyckel) till bokad lokal

När du beställer en nyckeltagg för att kunna komma in i den lokal som du har bokat samlar vi in ditt namn, e-postadress och eventuell organisation du beställer tagg för. Om du har en tagg (nyckel/passerkort) finns ditt namn sparat i idrotts- och föreningsförvaltningens databas. Detta för att kunna spärra rätt tagg om den tappas bort. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna uppfölja vår del av bokningsavtalet.

Föreningsbidrag

Om en förening ska söka bidrag av idrotts- och föreningsförvaltningen behöver en kontaktperson för föreningen registrera föreningen i Göteborgs Stads e-tjänst för bidragsansökning. De personer som ska ha tillgång till föreningen i e-tjänsten behöver ange sina personuppgifter. Uppgifterna behövs bland annat för att förvaltningen ska kunna komma i kontakt med föreningen vid frågor om ansökan.

När föreningar söker aktivitetsbidrag och lokalbidrag behöver idrotts- och föreningsförvaltningen begära in föreningsmedlemmars personuppgifter från föreningen. Detta för att säkerställa säkerställa att personerna existerar och att rätt bidrag går till rätt förening.  

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna utföra en uppgift av allmänt intresse – i det här fallet ett politiskt beslut om att idrotts- och föreningsförvaltningen ska betala ut föreningsbidrag.

Avtal

Om du har ett avtal med idrotts- och föreningsförvaltningen (exempelvis inköps- eller hyresavtal) behandlar vi dina personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna uppfölja vår del av avtalet.

Lagringstid - så länge sparar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter kommer att behandlas av idrotts- och föreningsförvaltningen till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna hanteras sedan enligt de lagregler som gäller för kommunen som till exempel dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut.

Personuppgifter som kommer in till idrotts- och föreningsförvaltningen blir i regel allmänna handlingar. Därför får förvaltningen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Medarbetare på idrotts- och föreningsförvaltningen som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter kommer att hantera dina personuppgifter.

I vissa fall måste vi lämna dina personuppgifter till berörda myndigheter. Det kan även förekomma att dina personuppgifter begärs ut som allmänna handlingar.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet.  I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som utför tjänsten. Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en offentlig handling.

Lämna inte ut känslig information via telefon eller e-post

Ingen anställd inom idrotts- och föreningsförvaltningen frågar efter eller ber dig lämna ut känsliga uppgifter om dig via telefon eller e-post. Med känslig information menar vi här till exempel ditt personnummer, kreditkortsnummer eller inloggningsuppgifter.

Tänk på att du:

• aldrig svarar på skräpmejl, falska vinstvarningar, falska virusvarningar eller liknande.
• inte öppnar bilagor som följer med e-post från okända avsändare.
• aldrig lämnar personlig eller ekonomisk information (till exempel PIN-kod, lösenord, med mera) via e-post eller på osäkra hemsidor.
• aldrig lämnar ut personliga uppgifter via telefon (även om personen kanske påstår sig ringa från kommunen).

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

Du har rätt till följande när dina personuppgifter behandlas av oss: 

• Begära tillgång till dina personuppgifter.
• Begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter.
• Invända mot behandling av dina personuppgifter.
• Begära dataportabilitet.
• När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
• Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas vissa av dessa rättigheter.

Frågor eller klagomål

Begära ut registerutdrag

För att begära registerutdrag lämnar du in bifogad blankett. Skicka in blanketten med post eller e-post. Det går också bra att lämna in den personligen. Se kontaktuppgifter längst ned. 

Blankett för registerutdrag

Kontaktuppgifter

Kontakta idrotts- och föreningsnämnden

Idrotts- och föreningsnämnden i Göteborg Stad är personuppgiftsansvarig.

Idrotts- och föreningsnämnden
Postadress:
Box 114
401 21 Göteborg

Besöksadress:
Nedre Kaserngården 1

Kontaktuppgifter dataskyddsombud

Dataskyddsombud för idrotts- och föreningsnämnden är dataskyddsenheten vid Intraservice. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att vi följer dataskyddsförordningen.

Dataskyddsombud: Dataskyddsenheten vid Intraservice Göteborgs Stad
E-post: dso@intraservice.goteborg.se
Telefon: 031 – 365 00 00

När du skickar e-post till dataskyddsombudet, tala om att frågan gäller idrotts- och föreningsnämnden.

Annan hjälp eller vägledning

För registerutdrag eller hjälp med andra rättigheter enligt dataskyddsförordningen kontaktar du Göteborgs Stads kontaktcenter.

Kontaktcenter
Telefon: 031-365 00 00
E-post: goteborg@goteborg.se