Göteborgs roddklubb vid Säveåns mynning, 1920-tal. Fotograf okänd.

Information och blanketter inför leverans av föreningshandlingar

Här finns de blanketter som ska fyllas i när din förening ska lämna in sitt arkiv till Göteborgs föreningsarkiv. Arkivet kan lämnas som en gåva eller som en deposition. När arkivet lämnas som en deposition får föreningen också ta ställning till om föreningsarkivet får lov att rensa ut handlingar som inte ska bevaras.

Deposition

När ett arkiv lämnas in som en deposition innebär det att inlämnaren har kvar ägande- och förfoganderätten till handlingarna. Vid behov kan man komma överens om olika villkor för hur forskare får ta del av dokumenten. Det kan röra sig om en tidsgräns på till exempel tio eller tjugo år, eller att medlemsförteckningar inte får lämnas ut. Föreningen får också ta ställning till om handlingarna ska kunna förstöras/raderas (exempelvis utrensning av dubbletter eller underlag för räkenskaper). Blanketten för depositionsavtal finns här nedanför.

Personuppgiftsbiträdesavtal

När föreningen lämnar in ett arkiv som deposition behöver ni också skicka in ett personuppgiftsbiträdesavtal till Göteborgs föreningsarkiv. EU:s dataskyddsförordning ställer krav på att det upprättas ett sådant avtal när en part ska behandla personuppgifter för annan parts räkning. Blanketten för personuppgiftsbiträdesavtal finns här nedanför.

Gåva

När ett arkiv lämnas in som en gåva kan inte inlämnaren göra anspråk på materialet, eller styra hur det lämnas ut. Detta kan vara lämpligt för upphörda verksamheter. Blanketten för gåvoavtal finns här nedanför.