Ansvara och hantera

Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv. Arkivvård innebär alla de nödvändiga åtgärder som medför att informationen i arkivet är sökbar både idag och i framtiden, bland annat att organisera, redovisa, skydda, avgränsa och gallra arkiv.

Här följer en sammanfattning av informationen om att ansvara och hantera i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

Arkivorganisation

Myndigheten ska besluta om att fastställa en arkivorganisation för att bestämma hur ansvar, uppgifter och roller ska fördelas. Arkivorganisationen består av arkivansvarig och arkivredogörare. Den tjänsteperson som utses som arkivansvarig bör ha möjlighet att påverka och belysa arkivfrågor så att myndigheten avsätter pengar ur budgeten för arkivarbete. Myndigheten ska meddela Regionarkivet namn, funktion och kontaktuppgifter till den tjänsteperson eller de tjänstepersoner hos myndigheten som har utsetts till arkivansvarig.

Mer information om arbetsuppgifter och ansvar för arkivansvarig och arkivredogörare finns i Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering under Styrande dokument.

Styra och planera arkivbildningen

Myndigheten ska styra och planera arkivbildningen samt organisera sina allmänna handlingar fortlöpande. Med en väletablerad och genomtänkt informationshantering blir myndighetens administration effektivare och mindre kostsam, både i ett kortsiktigt och långsiktigt perspektiv.

Samråda med arkivmyndigheten

Myndigheten ska samråda med Regionarkivet när den står inför organisations- eller verksamhetsförändringar som kan påverka arkivbildningen och förutsättningarna för gallring. Genom att samråda med Regionarkivet i god tid innan förändringarna ska genomföras kan myndigheten få stöd när det gäller hur allmänna handlingar och informationsredovisning ska hanteras under ombildningen. Det är i första hand myndighetens arkivansvariga som ska samråda med Regionarkivet.

Arkivansvar för övertagna arkiv

Om en myndighet har övertagit arkiv från en annan myndighet har den också tagit över det juridiska ansvaret för de arkivhandlingarna. Detta innebär att myndigheten har samma ansvar för det övertagna arkivet som sitt eget.

Reglering av villkor vid överlåtelse

Om en myndighet överlåter delar av arkivhanteringen till en annan myndighet eller enskild kvarstår ansvaret för handlingarna. Därför ska myndigheten som äger handlingarna göra en skriftlig överenskommelse för att säkerställa att handlingarna hanteras enligt de krav som framgår av arkiv- och offentlighetslagstiftningen.

Arkivansvar för kommungemensamma IT-system

När det gäller elektroniska system som används av mer än en myndighet beslutar Arkivnämnden om vilken myndighet som ska ha det tekniska arkivansvaret om det inte är reglerat på annat sätt. En vidare benämning av IT-system är IT-lösningar. En IT-lösning kan vara ett redskap för att samla in, lagra, bearbeta och sprida elektronisk information.

Information om vad som ingår i det tekniska arkivansvaret och vad som är varje myndighets ansvar finns i Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering under Styrande dokument.

Arkivhantering i gemensamma projekt

Varje myndighet som deltar i ett projekt ansvarar för de handlingar som myndigheten upprättar eller tar emot – på samma sätt som vid all annan hantering av allmänna handlingar. I ansvaret ingår bland annat registrering, förvaring och tillgänglighet.

När en grupp av myndigheter har ett gemensamt projekt ska en av myndigheterna utses till helhetsansvarig för arkivering av projektets handlingar. Finns det en beställare av projektet är den myndigheten projektägare och den som ska ha det samlade ansvaret. Finns det flera projektägare bör ansvaret regleras i en skriftlig överenskommelse.

Besluta om arkivbildare

Arkivnämnden får avgöra om delar av en verksamhet utgör en egen arkivbildare eller om en myndighet ska ingå i en annan myndighets arkivbildning. Beslutet utgår från hur verksamheterna ser ut och deras förhållande till varandra. Arkivnämnden kan också besluta om att ett bolag som går från aktivt till vilande ska anses vara en upphörd arkivbildare.