Arkivera och rensa

Allmänna handlingar ska arkiveras, vilket betyder att de sparas. Myndigheter ska arkivera handlingar som är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Övriga handlingar ska rensas, det vill säga avlägsnas och förstöras, när handläggning eller annat arbete har avslutats.

Här följer en sammanfattning av informationen om att arkivera och rensa i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

När ska allmänna handlingar arkiveras?

Olika typer av handlingar blir allmänna vid olika tidpunkter. Därför arkiveras också handlingar vid olika tidpunkter. Myndigheter ska arkivera sådana handlingar som anges i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen om de är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Övriga handlingar ska avlägsnas när handläggning eller annat arbete har avslutats. Detta gäller samtliga handlingar i myndighetens arkiv, oavsett om de är på papper eller i elektronisk form.

Arkivlagen säger att en myndighet ska avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar. I arkivförordningen framgår det att handlingar som tillhör ett ärende ska arkiveras när ärendet har slutbehandlats. Andra allmänna handlingar ska arkiveras så snart de har justerats eller på annat sätt färdigställts. När det gäller register som förs fortlöpande, till exempel journaler och diarier, ska varje anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts. Arkivet bildas då under den pågående handläggningen eller i nära anslutning till handläggningsprocessen.

I vissa fall krävs ett aktivt ställningstagande

Ett pågående ärende kan innehålla både allmänna handlingar och handlingar som inte är allmänna. Handlingar som skickas till eller från ärendet blir genast allmänna, medan övriga handlingar blir allmänna först då ärendet är färdigt, det vill säga arkiveras.

Förutom allmänna handlingar ska till exempel även minnesanteckningar och utkast av betydelse arkiveras om de tillför ärendet sakuppgift. Myndigheten ska därför ta ställning till i vilken omfattning sådana handlingar ska arkiveras. För detta ansvarar handläggaren.

En handling kan arkiveras både till följd av en medveten åtgärd och en utebliven åtgärd, som till exempel när man inte genomfört rensning. Det som är avgörande för om en handling ska anses som arkiverad är inte om det funnits en avsikt att bevara den, utan om den faktiskt finns bevarad. Ren passivitet bör dock inte jämställas med ett beslut om arkivering. Arkivförfattningarna förutsätter att det finns en insikt om handlingarnas funktion och betydelse för att man i sådana situationer ska kunna betrakta informationen som arkiverad.

Rensa handlingar som inte ska arkiveras

Handlingar som inte ska arkiveras rensas ut, det vill säga avlägsnas och förstörs. De handlingar som inte rensas före arkiveringen blir allmänna handlingar, även om de inte varit detta tidigare. Rensning innebär att skilja mellan handlingar och uppgifter som ska arkiveras och dem som inte ska arkiveras. Precis som gallring innebär rensning att handlingar förstörs, men till skillnad från gallring krävs det inget gallringsbeslut för att få rensa. Det kan aldrig förekomma rensning av allmänna handlingar.

En vanlig benämning på handlingar som inte är allmänna inom en myndighet, och som därför kan rensas är "arbetsmaterial". Det kan vara oklart vad som ska räknas som arbetsmaterial, men det som kan rensas är "mellanprodukter", till exempel egna anteckningar av ringa betydelse, utkast till brev, interna PM som inte tillför ett ärende sakuppgift, protokoll eller motsvarande som ännu inte justerats, följebrev, handling som bara lämnats in till eller upprättats för publicering (manuskript, artiklar till publikationer). Om dessa handlingar arkiveras blir de allmänna handlingar. Det finns en missuppfattning om att alla handlingar som cirkulerar inom en myndighet kan ses som arbetsmaterial eller interna handlingar. Det är färdigställandet av en handling som har betydelse – inte om den skickats någonstans.

En handling ska inte rensas om den

  • tillkommer någon annanstans än hos myndigheten
  • har expedierats (undantaget utkast som skickas i samrådssyfte)
  • har arkiverats
  • tillkommit av något annat skäl än för ett ärendes föredragning eller beredning
  • tillför ärendet sakuppgift.

Den vanligaste formen av rensning är att rensa en akt innan ärendet avslutas, så kallad aktrensning. Rensning kräver kännedom om handlingarna och är därför handläggarens uppgift. Om rensningen inte genomförs innan ärendet har avslutats blir innehållet i akten allmänna handlingar. Då måste det finnas ett gallringsbeslut för att få förstöra innehållet, även utkast och betydelselösa kladdar.