Framställa och bevara

Både materiel och arkivlokaler måste vara rätt beskaffade. Om papper och skrivarfärg har dålig kvalitet innebär det att informationen på sikt går förlorad även om arkivlokalerna är rätt utförda, och omvänt – om arkivlokalerna är bristfälliga kan informationen försvinna även om arkivhandlingarna upprättats med rätt materiel.

Här följer en sammanfattning av informationen om att framställa och bevara i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

Framställa allmänna handlingar

Förutsättningarna för hur länge en handling kan bevaras bestäms i och med hur den skapas. Därför ska en myndighet välja metod för framställning av allmän handling med hänsyn till hur länge den ska bevaras och att den ska kunna kopieras, skannas och överföras, både idag och framtiden. Detta gäller både analoga och elektroniska handlingar.

När myndigheter framställer handlingar som ska bevaras måste de använda materiel som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS). Det enklaste sättet för en myndighet att verifiera att rätt materiel används är att välja certifierade produkter.

I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering (RA-FS 2006:4) finns bestämmelser om certifiering, märkning, leverantörsförsäkran samt tekniska krav för olika medier. Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) finns på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs 

RISE Research Institutes of Sweden AB är det ackrediterade certifieringsorgan som kan utfärda certifikat om överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS). En lista över certifierade arkivbeständiga produkter finns på RISE:s webbplats.

Skydda allmänna handlingar

Myndigheten ska skydda allmänna handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Ett bra skydd mot yttre skada och obehörig åtkomst är en godkänd arkivlokal med kontrollerad åtkomst. Det innebär även att en viss kontroll måste ske av dem som besöker ett arkiv så att inte någon obehörigen tar bort eller förstör handlingar. Handlingar som kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess måste förvaras så att inte obehöriga kan läsa dem.

Avgränsa arkivhandlingar

Om myndigheten har övertagit arkiv från andra arkivbildare, exempelvis föregångare till myndigheten, ska dessa arkiv förvaras åtskilt från myndighetens eget arkiv. Denna bestämmelse bygger på proveniensprincipen som är praxis inom den grundläggande arkivvården i Sverige. Syftet är att handlingarna ska bevaras i sin kontext för att man i efterhand ska kunna fastställa deras ursprung, samband och giltighet.

Arkivlokal

En arkivlokal är en lokal där arkivhandlingar förvaras, oavsett medium. Det kan alltså vara en lokal där pappershandlingar förvaras eller ett serverrum där elektroniska handlingar förvaras. Arkivlokalen får inte användas för andra ändamål än förvaring av arkiv. En arkivlokal får alltså inte användas som förråd eller kontor. Registrerade skyddsrum får inte användas som arkivlokal.

Om myndigheten tillfälligt inte har möjlighet att förvara allmänna handlingar i en arkivlokal ska handlingarna förvaras i skåp som tillsammans med lokalen de står i motsvarar samma skydd som en godkänd arkivlokal.

Myndighetens arkivlokal ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för arkivlokaler (RA-FS 2013:4). Dessa krav är mycket detaljerade, men sammanfattningsvis ska en arkivlokal skydda allmänna handlingar mot

  • vatten och skadlig fukt
  • brand, brandgas och skadlig upphettning
  • skadlig klimat- och miljöpåverkan
  • skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.

Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) finns på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs  

Läs mer om kraven på arkivlokaler i Anvisningar om tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering under Styrande dokument.

Samråda med arkivmyndigheten

Regionarkivet ska kopplas in så tidigt som möjligt när myndigheten planerar en arkivlokal. Om Regionarkivet kontaktas först när arkivlokalen har börjat byggas eller byggas om kan det bli dyrt och ofta svårt att åstadkomma de förändringar som kan krävas.

Det är myndighetens arkivansvariga som ska samråda med Regionarkivet inför en inspektion av en arkivlokal.

Arkivmyndighetens beslut

Innan en arkivlokal tas i bruk ska den godkännas av Regionarkivet. Efter Regionarkivets tillsyn av arkivlokalen kan Regionarkivet göra ett föreläggande till myndigheten om att utföra kompenserande åtgärder. De kompenserande åtgärderna kan vara ändring av konstruktion, installationer, inredning eller material i en befintlig arkivlokal eller i lokal som anpassas till arkivlokal.

Vid behov kan Regionarkivet besluta om undantag från bestämmelserna i Riksarkivets föreskrifter gällande tekniska krav för arkivlokaler (RA-FS 2013:4). Myndigheten ska då göra en ansökan om undantag, ange skälen för undantaget och lämna förslag till kompenserande åtgärder.

Förvaringsmedel

Myndigheten ska förvara analoga allmänna handlingar i godkända förvaringsmedel, såsom exempelvis aktomslag och arkivboxar. Undantag gäller för handlingar som enligt gallringsbeslut får gallras med en gallringsfrist på tio år eller kortare.

En lista över certifierade arkivbeständiga produkter finns på RISE:s webbplats.