Gallra

Gallring innebär att allmänna handlingar eller uppgifter som tillhör ett myndighetsarkiv förstörs enligt fastställda kriterier. En myndighet får gallra allmänna handlingar om det framgår av lag, förordning eller beslut av arkivmyndigheten.

Här följer en sammanfattning av informationen om gallring i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

Huvudregel: bevarande

Huvudregeln i arkiv- och offentlighetslagstiftningen är att alla allmänna handlingar ska bevaras och att de är en del av kulturarvet. Men information får ändå gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen – det gäller både professionell, vetenskaplig forskning och amatörforskning, som till exempel släktforskning.

Syftet med gallring

Att gallra allmänna handlingar är praktiskt och ekonomiskt nödvändigt. Gallring syftar till att arkiven inte ska tyngas av handlingar som saknar påtagligt informationsvärde, som bara utgör dubblering av information eller som har ett informationsvärde som är markant begränsat i tiden. Gallring sparar utrymme och begränsar arkivens tillväxt. En riktigt utförd gallring bör även leda till att arkiven blir mer överskådliga och effektiva som informationskällor. Den lyfter också fram viktig information ur en mängd handlingar.

Myndighetens ansvar

Myndigheten ansvarar för att se över möjligheten att gallra handlingar i sitt arkiv. Myndigheten ska därför värdera informationen för att bestämma vilken information som ska bevaras och vilken som kan gallras. Därefter ska myndigheten begära ett beslut om gallring från Arkivnämnden. Detta gör myndigheten genom att skicka in en så kallad gallringsframställan till Regionarkivet. I många fall kan myndighetens gallringframställan även innehålla förslag på handlingar som ska bevaras. Då beslutar Arkivnämnden om bevarande och gallring.

Gallringsutredning och gallringsframställan

Om myndigheter gallrar för mycket förloras betydelsefull information. Gallringen måste därför vara noga genomtänkt och kunna motiveras i en gallringsframställan. Alla typer av gallringsframställningar ska föregås av en gallringsutredning. Gallringsutredningen är mycket viktig eftersom allmänheten har rätt till insyn i myndigheternas verksamheter. Då måste de också få veta vilka ställningstaganden som ligger bakom att allmänna handlingar gallras. En gallringsutredning kan initieras av en myndighet, en grupp myndigheter eller av Regionarkivet.

Innan arbetet påbörjas bör myndigheten kontakta Regionarkivet för samråd och stöd. Gäller framställan en myndighet ska handlingstyperna listas och struktureras tydligt utifrån myndighetens beslutade klassificeringsstruktur. Gäller den för en grupp av myndigheter ska handlingstyperna grupperas utifrån sin funktionalitet.

Blankett för gallringsutredning och gallringsframställan

Arkivnämndens beslut om gallring och bevarande och gallring

Arkivnämnden fattar två typer av beslut om "gallring" eller "bevarande och gallring":

  • Generella beslut om "gallring" eller "bevarande och gallring" som gäller de flesta eller alla myndigheter i organisationen.
  • Myndighetsspecifika beslut om "gallring" eller "bevarande och gallring" som gäller för en specifik myndighet eller en specifik grupp av myndigheter.

Myndighetens tillämpningsbeslut

För att få gallra med stöd av Arkivnämndens gallringsbeslut eller bevarande- och gallringsbeslut krävs att myndigheten fattar ett eget beslut om att tillämpa Arkivnämndens beslut. Ett sådant beslut kallas för "tillämpningsbeslut". Huvudregeln är att beslutet fattas genom att dokumentera tillämpningen i myndighetens dokumenthanteringsplan. Först därefter kan gallringen genomföras.

Gallringsfrist

För de gallringsbara handlingarna anges alltid en gallringsfrist. De handlingar som omfattas av gallringsfrist ska förstöras när gallringsfristen har löpt ut. Med gallringfrist menas den tid som ska förflyta innan en allmän handling kan förstöras. Det är hela kalenderår som ska förflyta utöver ursprungsåret: som ett exempel kan en handling upprättad under 2018 med gallringsfristen två år tidigast gallras i januari 2021.

Förstöra eller radera

Information som inte går att skilja från databäraren, som exempelvis handlingar på papper eller mikrofilm, gallras genom att förstöra databäraren rent fysiskt. De handlingar som finns lagrade på databärare de kan raderas ifrån kan raderas utan att databäraren förstörs. Detta gäller främst elektroniska handlingar. I de fall de elektroniska handlingarna som ska gallras är sekretesskyddade ska myndigheten se till att det inte går att återskapa den gallrade handlingen när den raderats. Om myndigheten inte kan säkerställa att den gallrade handlingen inte kan återskapas kan själva databäraren behöva förstöras.

Vid molntjänster och outsourcing finns en betydande risk att information som av olika anledningar borde gallras ändå finns kvar hos leverantören. Därför kan det vara lämpligt att krav på gallring och arkivering skrivs in i avtalet med leverantören.

Dataskyddsförordningen DSF/GDPR och dataskyddslagen

EU:s dataskyddsförordning (DSF) och den svenska dataskyddslagen hindrar inte att allmänna handlingar som innehåller personuppgifter arkiveras och bevaras eller att arkivmaterial tas omhand av en arkivmyndighet. I praktiken innebär detta att den svenska grundlagen och arkivlagstiftningen har företräde framför DSF. DSF och dataskyddslagen ska därför inte tillämpas om det strider mot tryckfrihetsförordningen. Detta är nödvändigt för att den svenska offentlighetsprincipen fullt ut ska kunna fylla sin funktion.

Myndigheternas lagliga grunder för behandling av personuppgifter:

  •  fullgörande av en rättslig skyldighet
  •  utförande av en uppgift av allmänt intresse
  •  som led i myndighetsutövning.