Styra och redovisa

Informationsredovisning innebär att myndigheter redovisar och strukturerar sin information i form av allmänna handlingar och arkiv med utgångspunkt i verksamhetens processer.

Här följer en sammanfattning av informationen om att styra och redovisa i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

Informationsredovisning

Informationsredovisningen innebär att myndigheter redovisar och strukturerar sin information. Den är också ett sätt att styra den pågående dokument- och informationshanteringen i verksamheterna. Detta ökar möjligheterna till förbättrad informationshantering, eftersom man då använder sig av samma verksamhetsbaserade princip för klassificering och hantering av information under hela informationens livscykel.

Klassificeringsstruktur

Klassificeringsstrukturen är ett sätt att klassificera och redovisa allmänna handlingar under hela deras livscykel – från uppkomst till slutarkivering eller gallring. Den ska användas vid upprättande av dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och diarieplan. Den utgör myndighetens förteckningsplan. Därför måste myndigheten ha en klassificeringsstruktur innan arbetet med att förteckna handlingar kan börja.

I klassificeringsstrukturen har verksamhetsområdena följande ordning:

  • Styrande verksamheter (generell för alla myndigheter, beslutats av Arkivnämnden)
  • Stödjande verksamheter (generell för alla myndigheter, beslutats av Arkivnämnden)
  • Kärnverksamheter (tas fram av den egna myndigheten och beslutas därefter av Arkivnämnden)

Läs mer i Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument och i Regionarkivets handledning Att upprätta klassificeringsstruktur.

Dokumenthanteringsplan

En effektiv styrning av myndighetens allmänna handlingar förutsätter att den har en dokumenthanteringsplan. En handlingstyp ska inte hanteras olika från gång till gång i samma process. Med en dokumenthanteringsplan kan alla inom myndigheten hantera allmänna handlingar konsekvent.

Dokumenthanteringsplanens funktion:

  • Visar medarbetarna hur de ska hantera de handlingar de själva upprättar eller tar emot.
  • Ger svar på frågan var en handling befinner sig – även handlingar som inte registreras/diarieförs.
  • Fungerar tillsammans med diarium och arkivförteckning som sökväg till myndighetens allmänna handlingar.
  • Ger allmänheten möjlighet att få en överblick över samtliga allmänna handlingar hos myndigheten och möjlighet till insyn.
  • Utgör myndighetens tillämpningsbeslut av Arkivnämndens bevarande- och gallringsbeslut – både generella och myndighetsspecifika beslut (med undantag för till exempel handlingar av tillfällig eller ringa betydelse och projekthandlingar).
  • Är ett verktyg för myndigheten som ökar möjligheten att uppfylla dataskydds-förordningens krav genom att redovisa hur allmänna handlingar som innehåller personuppgifter ska hanteras.

Dokumenthanteringsplanen gäller först när nämnden eller styrelsen som är ansvarig för verksamheten har beslutat om den. Regionarkivet granskar dokumenthanteringsplanen i samband med tillsyn över myndighetens arkivvård och i samband med leverans av arkiv.

Tillämpningsbeslut för bevarande- och/eller gallring

Arkivnämnden beslutar om bevarande och/eller gallring av allmänna handlingar. För att få gallra med stöd av dessa beslut krävs att myndigheten fattar ett eget beslut om att tillämpa Arkivnämndens beslut. Ett sådant beslut kallas för tillämpningsbeslut. Huvudregeln är att myndigheten dokumenterar tillämpningen i tabelldelen i myndighetens dokumenthanteringsplan. Därefter tas dokumenthanteringsplanen upp för beslut. Det finns undantag för vissa typer av bevarande- och/eller gallringsbeslut.

Uppdatera dokumenthanteringsplan

Verksamheter förändrar ofta arbetssätt och rutiner. Eftersom dokumenthanteringsplanen ska spegla verksamhetens arbetssätt i detalj behövs en förvaltningsorganisation som uppdaterar planen så att den alltid är aktuell.

Det ingår i arkivansvaret att se till att dokumenthanteringsplanen förvaltas och uppdateras löpande. Arkivansvarig beslutar också om vem eller vilka det är som ska arbeta med löpande förändringar av planen, vem som informerar och utbildar, och som tar emot ändringsförslag med mera. Planen bör gås igenom årligen och särskilt när verksamheten har förändrats. En föråldrad plan kan leda till felaktig eller godtycklig gallring och osäkerhet kring rutiner.

Varje gång dokumenthanteringsplanen ändras ska den tas upp för beslut igen i nämnd eller styrelse. Beslutet kan delegeras.

Läs mer i Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering under Styrande dokument och i Regionarkivets handledning Upprätta dokumenthanteringsplan.

Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar

Arkivlagen säger att varje myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning. Offentlighets- och sekretesslagen säger att varje myndighet ska upprätta en beskrivning av allmänna handlingar. Syftet är i första hand att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Arkivlagens arkivbeskrivning och offentlighets- och sekretesslagens beskrivning av allmänna handlingar kan sammanföras i ett dokument: Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. På så sätt undviks dubbeldokumentation.

Myndighetens beslut

Innan myndigheten beslutar om att fastställa Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar ska Regionarkivet få möjlighet att lämna synpunkter på myndighetens förslag.

Nämnd/styrelse beslutar om att fastställa Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Beslutet kan delegeras. En kopia av det fastställda dokumentet ska skickas till Regionarkivet för kännedom.

Uppdatera arkivbeskrivning

När uppgifter i Arkivbeskrivning och beskrivningen av allmänna handlingar blivit inaktuella eller nya uppgifter har tillkommit ska en ny version av dokumentet upprättas.

Arkivförteckning

Myndigheten ska redovisa sitt arkiv i en systematisk arkivförteckning. En arkivförteckning är en inventarieförteckning över arkivet. Arkivförteckningen består av uppgifter om handlingarna och deras förvaring. Syftet med arkivförteckningen är att presentera vilka handlingar som finns och hur man återsöker dem.

Två olika arkivredovisningsmodeller

Allmänna arkivschemat är en äldre redovisningsmodell som inte återspeglar verksamheten och har visat sig svår att förstå, både för myndighetens personal och för allmänheten. Därför har en ny modell för arkivredovisning tagits fram där allmänna handlingar ska klassificeras och förtecknas efter processerna i myndigheternas egen verksamhet. Informationen knyts på så vis tydligt till myndighetens uppdrag och verksamhet.

Övergång till processorienterad redovisningsprincip

Handlingar som tillkommit eller upprättats hos myndigheten fram till 2015-12-31 ska förtecknas i redan påbörjade förteckningar som är upprättade enligt allmänna arkivschemat. Handlingar som tillkommit eller upprättats hos myndigheten från och med 2016-01-01 kan förtecknas i enlighet med processorienterad redovisningsprincip. Myndigheten ska i samråd med Regionarkivet välja en lämplig tidpunkt för att byta från förteckning enligt allmänna arkivschemat till en processorienterad arkivförteckning. Innan utgången av 2018 bör handlingar som tillkommit eller upprättats hos myndigheten förtecknas utifrån processorienterad redovisningsprincip.

Läs mer i Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering under Styrande dokument och i Regionarkivets handledning Förteckna arkiv enligt processorienterad redovisningsprincip.

Register/diarium

Allmänna handlingar ska som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Diarieplanens struktur

En diarieplan är en systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden eller handlingar i ett diarium. Myndighetens beslutade klassificeringsstruktur ska ersätta den ämnesordnade diarieplanen.

Läs mer om Register/diarium i Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering under Styrande dokument

Förteckning över IT-system

En vidare benämning av IT-system är IT-lösningar. En IT-lösning kan vara ett redskap för att samla in, lagra, bearbeta och sprida elektronisk information. Såsom exempel på samarbetsytor kan nämnas gemensamma kataloger, dokumenthanteringssystem eller innehållet i ett intranät.

Varje myndighet ska se till att det finns en förteckning över de IT-lösningar som innehåller myndighetens elektroniska allmänna handlingar. Förteckningen ska vara ett hjälpmedel för allmänhetens rätt till insyn och är en del av myndighetens informationsredovisning. Om enbart sökingångar i form av diarier finns att tillgå skulle allmänhetens insyn i myndigheternas allmänna handlingar i elektronisk form försämras.

Plan för bevarande av elektroniska handlingar

Elektroniska handlingar som hanteras i IT-system ska bevaras i arkivgodkända format, på ett säkert sätt och med samma kvalitet och riktighet som analoga handlingar. Livslängden för en IT-lösning är begränsad, men informationen ska ändå vara tillgänglig, åtkomlig, autentisk, läsbar och tillförlitlig både idag och i framtiden.

För att säkerställa att informationen är fortsatt sökbar, åtkomlig och användbar ska informationshanteringen omfatta hela livscykeln, det vill säga även slutarkivering. Redan vid planeringen av IT-lösningar måste myndigheten ta hänsyn till att informationen ska kunna bevaras och gallras, förvaltas och göras tillgänglig på ett långsiktigt och säkert sätt och vilken dokumentation som behövs. Myndigheten ska säkerställa att Regionarkivets krav för arkivering finns med i upphandling eller utveckling av IT-lösningar.