Tillsyn

Som arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad gör Regionarkivet tillsyn för att se till att förvaltningar, bolag och stiftelser följer de lagar och regler som gäller för arkiv- och informationshantering.

Här följer en sammanfattning av informationen om tillsyn i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

Tillsyn säkerställer kvaliteten

Regelbunden tillsyn är nödvändig för att Regionarkivet ska få en god överblick av Västra Götalandsregionens och Göteborgs Stads samlade arkivbildning. Genom tillsynen kan Regionarkivet föreslå åtgärder för att rätta till eventuella brister och felaktigheter hos myndigheterna.

För de arkivbildande myndigheterna är tillsynen ett sätt att säkerställa kvaliteten i den egna verksamhetens arkivbildning. Regelbunden tillsyn bidrar till större medvetenhet hos myndighetens personal om det regelverk som finns och kan bidra till ökad förståelse för syftet med arkivvården.

Olika typer av tillsyn

  • Systemtillsyn granskar övergripande hur myndigheten följer de lagar och krav som styr de olika delarna i arkivvården.
  • Objektstillsyn fokuserar på ett särskilt område inom arkivvården, som exempelvis arkivredovisning eller arkivlokaler.

Tillsynsbesök

Tillsyn utövas vanligtvis genom ett besök på plats hos en myndighet för ett samtal med myndighetens medarbetare och granskning av myndighetens dokument. Besöket bokas in i god tid för att ge myndigheten möjlighet att förbereda sig. Regionarkivet kan också göra oanmälda eller händelsestyrda besök. Skäl till detta kan vara att myndigheter eller allmänhet har påtalat brister, till exempel att

  • otillåten gallring sker
  • arkivlokalerna inte uppfyller de tekniska kraven
  • myndigheten har brister i sin arkiv- och informationshantering, som inte har åtgärdats trots förelägganden vid en tidigare tillsyn.

Medverkande vid tillsyn

Det är viktigt att tjänstepersoner med rätt sakkunskap och ansvar medverkar vid ett tillsynsbesök – den som är arkivansvarig, och de som praktiskt arbetar med arkivvården och hanteringen av allmänna handlingar, till exempel arkivarie, arkivredogörare, registrator och IT-ansvarig. Övriga deltagare kan variera beroende på vilken typ av tillsyn och vilka frågor det rör sig om. Från Regionarkivet medverkar två arkivarier – en med rollen som tillsynsförrättare och en som protokollförare. Regionarkivet kan avbryta tillsynen om de tjänstepersoner som bör vara representerade från myndighetens sida inte finns på plats.

Efter tillsynen

Efter ett tillsynsbesök skriver Regionarkivet ett tillsynsprotokoll med information om vad som framkom vid besöket. Därefter fattar Arkivnämnden ett tillsynsbeslut med eventuella förelägganden och rekommendationer.

  • Förelägganden utfärdas om myndighetens hantering av allmänna handlingar inte följer arkivförfattningarna. Inom en viss tidsram ska myndigheten lämna en skriftlig redovisning till Regionarkivet över de åtgärder som gjorts eller hur man planerar att åtgärda större brister.
  • Rekommendationer utfärdas vid problem av mindre allvarlig karaktär. En rekommendation är ett förslag till en lösning på problemet. Myndigheten bör ta hänsyn till en rekommendation, men behöver inte redovisa sina åtgärder till Regionarkivet.