Utlåna

En myndighet får låna ut allmänna handlingar till andra myndigheter för tjänsteändamål. Ett alternativ till utlån är att lämna ut kopior. Därför får utlån bara göras i undantagsfall. I de fall det är fråga om större mängd handlingar som ska lånas ut ska myndigheten samråda med Regionarkivet. Myndigheter kan också låna ut handlingar till enskilt organ efter beslut i fullmäktige, men utlån till privatpersoner får inte förekomma.

Här följer en sammanfattning av informationen om att utlåna i Anvisning för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering som du hittar under Styrande dokument.

Förutsättningar för utlån

Myndigheten ska fastställa hur utlån ska hanteras, det bör bland annat specificeras vilka handlingar som har utlånats samt vilka rutiner som finns för kontroller och återkrav av utestående lån. När en myndighet lånar ut handlingar ska det göras på ett säkert sätt så att handlingarna inte skadas eller går förlorade.

En myndighet som lånar handlingar får inte låna ut dem i sin tur. Uppstår ett sådant behov, ska lånet återlämnas till den myndighet som lånat ut handlingarna, som därefter lånar ut handlingarna.

Låna ut till enskilt organ

Om informationen i en handling inte kan kopieras eller överföras på annat sätt kan myndigheten låna ut handlingen till ett svenskt enskilt organ under en begränsad tid efter beslut av fullmäktige. Myndigheten ska samråda med Regionarkivet innan förslag till beslut om utlån till enskilt organ lämnas till fullmäktige.

Hos det enskilda organet fortsätter handlingarna att vara allmänna  och det enskilda organet kan pröva en begäran om att handlingarna lämnas ut.

Återlämnande av handlingar

Utlån av handlingar ska tidsbegränsas och myndigheten ska bevaka att handlingarna återlämnas. Därför är det nödvändigt att specificera vilka handlingar som omfattas av den tillfälliga förvaringen och när de ska återlämnas.