Arkivordlista

I arkivsammanhang används en hel del facktermer som kan vara svåra att förstå. Här finns en ordlista A-Ö med de vanligaste facktermerna.

Akt
Sammanhållna handlingar i ett ärende

Aktomslag
Styvt papper som viks omkring lösa handlingar för att skydda dem och hålla dem samman. På Regionarkivet använder vi ordet aktomslag, ett annat ord är fascikelomslag.

Aktrensning
Det vanligaste formen av rensning: att rensa en akt innan ärendet avslutas. Handlingar som är av tillfällig betydelse och inte tillfört ärendet sakuppgifter avlägsnas då. De handlingar som inte rensas ut blir allmän handling när ärendet arkiveras. 

Aktivitet
En avgränsad insats som utgör ett led i en process.

Allmän handling
Framställning i skrift eller bild eller upptagning som förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Upptagning anses förvarad hos myndighet, om den är tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas.

Allmänna arkivschemat
Förteckningsplan med fasta huvudavdelningar, efter vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas. Nu sker en övergång till att använda myndighetens klassificeringsstruktur som förteckningsplan.

Arkiv
En större eller mindre mängd handlingar/uppgifter som tillkommit och arkiverats hos en arkivbildare. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Huvudregeln är att en arkivbildare bildar ett arkiv.

Arkivalie
Ett annat ord för arkivhandling. På Regionarkivet använder vi hellre ordet arkivhandling.

Arkivansvarig
Person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid exempelvis en myndighet eller företag.

Arkivbeskrivning
Kortfattad och översiktlig information om en myndighet, dess arkiv och arkivbildning, i syfte att underlätta användandet av arkivet.

Arkivbildare
Myndighet eller annan genom vars verksamhet ett arkiv uppstår.

Arkivbildning
Ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form.

Arkivera
Tillföra arkivet handlingar/uppgifter.

Arkivförteckning
Sökmedel där ett arkivs bevarandehandlingar redovisas antingen enligt allmänna arkivschemat eller enligt myndighetens klassificeringsstruktur.

Arkivredovisning
Sammanfattande begrepp i arkivlagen för arkivbeskrivning och arkivförteckning. Vi använder hellre informationsredovisning som är ett vidare begrepp.

Arkivlagen
Lagen som är gemensam för förvaltningsmyndigheter och myndighetsorgan och anger de grundläggande bestämmelserna för hur myndigheterna ska sköta sina arkiv.

Arkivmyndighet
Det organ som har mandat att bedriva tillsyn hos myndigheter inom arkivområdet. Arkivmyndighetens tillsynsuppdrag följer av arkivlagen och kan omfatta både beslut och ren verkställighet.

Arkivnämnden
Arkivnämnden är gemensam arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Hälften av politikerna i nämnden utses av Västra Götalandsregionen och hälften utses av Göteborgs Stad.

Arkivredovisning
Sammanfattande begrepp i arkivlagen för arkivbeskrivning och arkivförteckning.

Avställa
Uttag av arkiverade handlingar för placering i eller överföring till annan, tillfällig eller definitiv, ordning.

Bestånd
Storlek/omfattning av ett arkiv.

Beteckning
Ett unikt ID. I klassificeringsstrukturen skapas detta genom punktnotationen.

Bevara
Spara för all framtid.

Bevarande- och gallringsbeslut
Beslut fattat av arkivmyndighet där det framgår vilka handlingar som får förstöras och vilka som ska bevaras för framtiden. Arkivnämnden utfärdar två typer av bevarande- och gallringsbeslut. Generella bevarande- och gallringsbeslut gäller de flesta eller samtliga myndigheter i staden. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal myndigheter i staden. Kallades tidigare gallringsbeslut.

Bevarande- och gallringsframställan
Begäran om att få gallra allmänna handlingar/information, ställs till Regionarkivet för beslut i Arkivnämnden.

Bevarande- och gallringsutredning
Utredning i syfte att bestämma vilka allmänna handlingar/information som ska bevaras och vilka som kan gallras. Skickas till Regionarkivet som bilaga till bevarande- och gallringsframställan.

Bevarandekommun
Ett talspråkligt uttryck, vi använder istället ordet intensivdataområde. Se Intensivdataområde.

Diarieplan/Dossierplan
Systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden (handlingar) som är avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer).

Diarium 
Förteckning över inkomna och utgående handlingar. Innehåller uppgifter om datum, diarienummer och avsändare/mottagare. Diarier är ofta viktiga hjälpmedel för att hitta handlingar i ett arkiv.

Dokument
Inom arkiv- och informationshantering används dokument synonymt med handling

Dokumenthantering
Samlingsbegrepp för postöppning, registrering, val av material och metoder, styrning av arkivbildningen genom avgränsning, strukturering och beslut om bevarande/gallring, förvaring/lagring, vård/skydd samt tillhandahållande av handlingar/uppgifter.

Dokumenthanteringsplan
Förteckning över alla allmänna handlingar som finns i verksamheten och anvisningar för hur de ska hanteras; om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras, redovisningsnummer och så vidare.

Dossier
Sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne.

Expediera
Att myndigheten skickar en handling till någon utanför den egna myndigheten eller gör den tillgänglig på annat sätt, till exempel via webben.

Förteckna
Redovisa handlingar i en arkivförteckning antingen enligt allmänna arkivschemat, eller enligt processorienterad informationsredovisning.

Förteckningsplan
Systematisk plan för att förteckna arkiv, enligt det allmänna arkivschemat eller enligt processorienterad informationsredovisning.

Förvaringsenhet
Mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar. De handlingar som finns i en viss arkivbox kan sägas utgöra en förvaringsenhet. Filerna på en viss hårddisk kan utgöra en annan förvaringsenhet.

Förvarings-id
En unik beteckning för en förvaringsenhet som består av en kombination av handlingsslagets/processens punktnotation samt bindestreck och siffror. Det är synonymt med "signum" som används för att beteckna serier och volymer vid företeckning enligt allmänna arkivschemat.

Gallra
Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar enligt gallringsbeslut. Det räknas också som gallring när man gör något som medför att det inte går att göra sammanställningar, söka i handlingarna eller fastställa handlingarnas äkthet.

Gallringsbeslut
Se Bevarande- och gallringsbeslut.

Gallringsframställan
Se Bevarande- och gallringsframställan

Gallringsfrist
Den tid handlingarna ska sparas. När gallringsfristen har löpt ut kan handlingen/informationen gallras.

Gallringsprotokoll
En sammanställning av de handlingar som har gallrats.

Handling
Framställning i skrift eller på bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Information som en myndighet skapat, mottagit och bevarat som verifiering eller information, för att uppfylla lagstiftningens krav eller i den löpande verksamheten. Exempel på handlingar är protokoll, brev, ritningar, fotografier, e-postmeddelanden, digitala filer och uppgifter ur databaser.

Handlingsslag
Mängd av handlingar som kommer till genom att en process genomförs upprepat, till exempel anställningshandlingar och inspektionsärenden.

Handlingstyp
Typ av handling som kommer till genom att en aktivitet genomförs upprepat. Handlingstyp är medieoberoende, det vill säga kan bestå av analoga eller digitala handlingar.

Hanteringsanvisningar
Anvisningar i exempelvis en dokumenthanteringsplan för hur en myndighets handlingar ska hanteras.

Informationsredovisning
Redovisning av den information en myndighet hanterar i form av allmänna handlingar. Informationsredovisningen består av uppgifter som ska kunna presenteras som en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, en dokumenthanteringsplan och en arkivförteckning. Det är ett vidare begrepp än ”arkivredovisning”.

Informationsvärde
Det värde eller den betydelse som informationen har utifrån allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. Informationens värde avgör vilken information som ska bevaras och vilken som kan gallras.

Intensivdataområde
Göteborgs kommun är ett så kallat intensivdataområde. Det innebär att handlingar i socialtjänstens personakter undantas från gallring (det vill säga bevaras) med hänsyn till forskningens behov av information.

Inventering
Genomgång av en arkivbildares alla handlingar. Görs för att man ska få en bild av arkivets omfång och innehåll. Av inventeringen ska framgå vilka handlingar myndigheten har och var de förvaras.

Klassificeringsstruktur
Struktur som representerar verksamheten och används för klassificering av handlingsslag. Representerar verksamheten genom att den byggs upp av verksamhetsområden, processgrupper och processer. Strukturen är på så vis en verksamhetsbeskrivning.

Leveransreversal
Ålderdomligt uttryck som vi inte använder längre. Istället säger vi leveransbevis.

Medium
Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar (information).

Metadata
Data om data. Används för att beskriva ett objekt, till exempel vad objektet innehåller, vem som har skapat det, hur informationen samlades in och i vilket format det är lagrat.

Myndighet
En myndighet är i Sverige varje offentligt organ som inte är en beslutande politisk församling. Myndigheterna utgör tillsammans med de beslutande församlingarna den offentligrättsliga statliga och kommunala organisationen. Kommunala och landstingskommunala bolag och stiftelser är också myndigheter.

Process
Avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten, det vill säga ett återkommande arbetsflöde med tydlig början och slut.

Processbeskrivning
Text eller grafisk bild som beskriver en process med de aktiviteter som ingår i den. En processbeskrivning ska innehålla vad som initierar och avslutar processen och de vanligaste aktiviteterna.

Processorienterad informationsredovisning
En modell för att klassificera, strukturera och beskriva handlingar/information och arkiv. Modellen kopplar ihop myndighetens processer med de handlingar och den information som uppstår i dess verksamhet och anger hur handlingarna och informationen ska hanteras.

Regionarkivet
Regionarkivet är Arkivnämndens förvaltning. Regionarkivets fullständiga namn är Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad.

Registerförfattningar
Samlingsbegrepp för de lagar och förordningar som reglerar hanteringen av personuppgifter i register och databaser.

Rensning
Att handlingar som inte är allmänna handlingar, innan arkivering, plockas bort och förstörs.

Reversal
Ålderdomligt uttryck som vi inte använder längre. Istället säger vi leveransbevis.

Sekretess
Undantag från principen att allmänna handlingar ska vara offentliga. Sekretess gäller exempelvis inom sjukvården och socialtjänsten. Vilka sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av Offentlighets- och sekretesslagen.

Serie
Ett antal arkivvolymer som hör ihop genom att de har samma funktion eller genom att de handlar om samma ämne. Några vanligt förekommande serier är nämndprotokoll, diarieförda handlingar, personalakter och patientjournaler. Seriebildning och serieindelning bör göras oberoende av handlingarnas medium.

Strukturenhet
De delar som ingår i klassificeringsstrukturen kallas strukturenheter. Det kan till exempel vara verksamhetsområden, processgrupper eller processer.

Sökmedel
Förteckningar, register och liknande som används för att söka information.

Tillämpningsbeslut
Myndighetsbeslut som dokumenterar hur man ska tillämpa en föreskrift i sin verksamhet.

Verksamhetsinformation
I informationsredovisningssammanhang använder vi begreppet synonymt med allmänna handlingar och arkiv.

Verksamhetsområde
I informationsredovisningssammanhang är ett verksamhetsområde en grupp av processer som hör ihop, exempelvis genom att ha gemensamma mål, målgrupper eller regelstöd. Verksamhetsområdet utgår från de uppdrag som en myndighet har. Verksamhetsområdena utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen, en rubriknivå.

Verksamhetsbeskrivning
Se Klassificeringsstruktur.

Volym
Fysisk enhet som innehåller en eller flera handlingar. Den vanligast förekommande volymen är arkivboxen (arkivkartong). Andra exempel på volymer är inbundna böcker, kortlådor, kart- och ritningsomslag inklusive rullar samt mikrofilmrullar.