Sökning i arkiv. Foto: Lo Birgersson.

Arkivförteckning

Arkivförteckningen är en systematisk redovisning av de allmänna handlingar som finns hos en myndighet. Den fungerar som ett insyns- och sökinstrument till de allmänna handlingarna och gör informationen sökbar både idag och i framtiden.

Två sätt att förteckna

Allmänna arkivschemat

Allmänna arkivschemat som funnits hos svenska myndigheter sedan 1903 var tidigare praxis. Handlingar som tillkommit till och med 2015-12-31 ska förtecknas enligt allmänna arkivschemat.

I Regionarkivets handledning Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat kan du få praktisk vägledning. Du hittar den under Handledningar.

Processorienterad redovisningsprincip

Senast 2018-12-31 bör alla myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ha upprättat en processorienterad arkivförteckning. I samråd med Regionarkivet väljer ni en lämplig tidpunkt för att övergå till en sådan. Den processorienterade arkivförteckningen ska följa klassificeringsstrukturens ordning. Läs mer om klassificeringsstruktur

I Regionarkivets handledning Förteckna arkiv enligt processorienterad redovisningsprincip kan du få praktisk vägledning. Du hittar den under Handledningar.

Börja med en inventering

Innan du upprättar en arkivförteckning behöver du ordna hand­lingarna så att de blir överskådliga. Ordningsarbetet kan delas in i följande moment:

  1. Inventering av samtliga arkivhandlingar, såväl fysiska som elektroniska
  2. Avgränsning
  3. Rensning och grovsortering
  4. Placering i förvaringsenheter

För att inventera kan du använda Regionarkivets inventeringsmall som du hittar under Mallar och exempel

Skapa arkivförteckningen

När ordningsarbetet är gjort börjar du förteckningen genom att anteckna vilka handlingar som finns uppdelade i serier, det vill säga grupper av handlingar sammanförda i kronologiskt eller i någon annan ordning.

Du kan använda Regionarkivets förteckningsmall som du hittar under Mallar och exempel

Myndigheten behöver inte fatta ett formellt beslut om att fastställa arkivförteckningen. Arkivansvarig på myndigheten ansvarar för att en arkivförteckning finns, och att den uppdateras fortlöpande.

Uppdatera arkivförteckningen

För att kunna återsöka er information behöver ni uppdatera förteckningen fortlöpande. Arkivförteckningen ska följa den senaste versionen av myndighetens klassificeringsstruktur.

Styrande dokument

Läs mer om arkivförteckning i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.