Att ha arkivansvar

För att en myndighets arkivansvar ska fungera i praktiken behöver det finnas en arkivansvarig tjänsteperson och en arkivorganisation som arbetar praktiskt med informationshanteringen, exempelvis arkivarier, arkivredogörare och registratorer. Här finns information om vad som ingår i arkivansvaret och hur en myndighet utser sin arkivorganisation.

Nämnden eller styrelsen är ytterst ansvarig

Arkivlagen pekar ut ansvaret för arkivvården. Inför medborgarna och fullmäktige är det ledamöter i nämnder och styrelser som har det fulla ansvaret för verksamheten och för hur den genomförs. Därför måste nämnden eller styrelsen se till att förvaltningen och verksamheterna får förutsättningar att bedriva en ändamålsenlig arkivvård.

Beslut om arkivorganisation kan delegeras

Nämnden/styrelsen kan delegera rätten att utse arkivansvarig och beslutet om att fastställa arkivorganisation. Då beslutar nämnden eller styrelsen om att uppdatera delegationsordningen. Det är lämpligt att förvalt­ningschef, förvaltningsdirektör eller VD får ansvar för att se till att det finns kompetens, resurser och i övrigt delegerar ansvar till lämpliga funktioner.

Arkivansvarig tjänsteperson

Vanligtvis tillsätter myndigheten en arkivansvarig, men på en stor förvaltning kan flera tjänstepersoner tilldelas uppdraget. Vid beslut om flera arkivansvariga bör en av dem tilldelas huvudansvaret med ett särskilt ansvar att samordna övriga.

Den som är arkivansvarig bör ha en befattning med möjlighet att påverka beslut som rör förvaltningens arkiv- och informationshantering. Främst handlar uppdraget som arkivansvarig att se till att gällande arkivförfattningar efterföljs samt vara förvaltningens kontaktperson i frågor som rör arkiv- och informationshantering, gentemot förvaltningens personal, den egna nämnden/styrelsen och Regionarkivet. Inom en förvaltnings olika verksamhetsområden utses också arkivredogörare som utgör en länk mellan arkivansvarig och den verksamhet där informationen hanteras.

Enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning som bland annat ger information om vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Regionarkivet rekommenderar att denna person är densamma som den arkivansvariga.

Meddela Regionarkivet

När myndigheten har beslutat om arkivorganisation, skicka beslutet till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se. Vi behöver uppgifter om namn, funktion och kontaktuppgifter till den tjänsteperson eller de tjänstepersoner hos myndigheten som har utsetts till arkivansvarig och vad som ingår i deras uppdrag. Om fler än en arkivansvarig har utsetts ska det framgå vem av dem som är huvudansvarig.

Myndigheten ska också meddela Regionarkivet när ni har beslutat om att ändra er arkivorganisation och en ny arkivansvarig eller nya arkivansvariga har utsetts.

Styrande dokument

Läs mer om arkivansvar i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.