Bevara arkiv

Allmänna handlingar ska bevaras i ursprungligt skick. Här finns information om metoder för framställning och förvaring av handlingar, både analoga och elektroniska.

En handlings livscykel börjar när den framställs. Det är viktigt att allmänna handlingar skapas på ett sätt som underlättar långsiktigt bevarande. En myndighet ska välja metod för framställning av handlingar med hänsyn till hur länge de ska bevaras och att de ska kunna kopieras, skannas och överföras, både idag och i framtiden.

Elektroniska handlingar

De egenskaper en elektronisk handling hade när den skapades ska bevaras - det vill säga uppgifter om informationens innehåll, struktur och övrig metadata. När en myndighet gör förändringar i ett IT-system ska myndigheten bedöma om det kommer att påverka informationens ursprungliga skick.

Riksarkivet har i RA-FS 2009:2 utfärdat generella föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar som även gäller för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. De tekniska kraven i denna innehåller förslag på ett antal format som ska användas när myndigheter bevarar elektroniska handlingar och överlämnar dem till arkivmyndighet.

Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) finns publicerade på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs 

Analoga handlingar

För att framställa analoga handlingar som ska bevaras i ursprungligt skick gäller det att välja materiel med rätt egenskaper. För pappershandlingar handlar det till exempel om val av papper och bläck.

Riksarkivet har utfärdat föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) om tekniska krav och certifiering som även gäller för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Här finns information om vad som krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet. Inköp av skrivmateriel och förvaringsmedel (boxar och aktomslag) ska följa RA-FS 2006:4 som utgår ifrån Riksarkivets tekniska krav samt svenska och internationella standarder inom området.

Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) finns publicerade på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs 

Välj rätt arkivprodukter

  • Allmänna handlingar ska framställas med godkända skrivmateriel som papper, film, pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar.
  • Allmänna handlingar ska förvaras i godkända förvaringsmedel som exempelvis aktomslag och boxar.

Det enklaste sättet för en myndighet att verifiera att rätt materiel används är att välja certifierade produkter. Det är också det enklaste sättet för en leverantör att bevisa för myndigheten att produkten uppfyller Riksarkivets krav.

RISE Research Institutes of Sweden AB är det ackrediterade certifieringsorgan som kan utfärda certifikat om överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS). Certifierade arkivbeständiga produkter finns publicerade på RISE:s webbplats.

En produkt kan motsvara Riksarkivets krav utan att ha certifierats av RISE. Ett alternativ till certifiering är att en leverantör av skrivmateriel själva lämnar en så kallad leverantörsförsäkran på att produkten uppfyller Riksarkivets krav. En sådan leverantörsförsäkran ska innehålla en rad detaljerade uppgifter enligt RA-FS 2006:4 bilaga 1.

Ramavtalen som tecknas av Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ska följa RA-FS 2006:4 och RISE certifieringar vid val av produkter. Det hindrar inte att ett företag med vilket ett ramavtal har tecknats, även kan ha andra produkter som inte är godkända i sitt sortiment.

Lista över godkända arkivprodukter på ramavtal för Västra Götalandsregionen samt för Göteborgs Stad

Arkivlokal

Myndigheten ska skydda allmänna handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Ett bra skydd mot yttre skada och obehörig åtkomst är en godkänd arkivlokal med kontrollerad åtkomst. En arkivlokal är en lokal där arkivhandlingar förvaras, oavsett medium. Det kan alltså vara en lokal där pappershandlingar förvaras eller ett serverrum där elektroniska handlingar förvaras.

Myndighetens arkivlokal ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för arkivlokaler (RA-FS 2013:4). Innan en arkivlokal tas i bruk ska den godkännas av Regionarkivet. Myndigheten skickar då in en skriftlig begäran om samråd till Regionarkivet.

Förvaringsskåp

Om myndigheten saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingarna utanför arkivlokal får handlingarna förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Med förvaringsskåp avses till exempel dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp och dataskåp.

Skåpet måste vara certifierat av RISE Research Institutes of Sweden AB eller vara leverantörsförsäkrat för arkivändamål.

Styrande dokument

Läs mer om att framställa och bevara arkiv i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.