Klassificeringsstruktur

En förutsättning för processorienterad informationsredovisning är att myndigheten har skapat en klassificeringsstruktur. Den ska utgå från verksamheten betraktad från ett processperspektiv. Här finns information för dig som ska skapa eller ändra en klassificeringsstruktur.

Skapa en klassificeringsstruktur

För styr- och stödprocesserna finns en färdig klassificeringsstruktur som är obligatorisk att använda av alla myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Utgå från pdf-filen Obligatorisk generell klassificeringsstruktur som du hittar under Mallar och exempel. Lägg till de verksamhetsområden och processer som är unika för kärnverksamheten hos din myndighet.

Det är lämpligt att arkivansvarig tidigt i arbetet tar kontakt med Regionarkivet. Skicka e-post till myndighetsbrevlådan arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se. Då får du en handläggare som kan ge dig råd och stöd under arbetets gång.

I Regionarkivets handledning Upprätta klassificeringsstruktur kan du få praktisk vägledning. Du hittar den under Handledningar.

Besluta om ny struktur

När myndigheten har skapat en ny klassificeringsstruktur ska Arkivnämnden besluta om godkännande. Därefter ska myndigheten besluta om att fastställa klassificeringsstrukturen genom att fatta ett tillämpningsbeslut. Beslutet skickas till Regionarkivet för kännedom.

Ändra i en klassificeringsstruktur

Klassificeringsstrukturen ska hållas uppdaterad genom fortlöpande revidering så att den speglar förändringarna i verksamheten, exempelvis om verksamhetsområden eller processer tillkommer eller försvinner.

I Regionarkivets handledning Upprätta klassificeringsstruktur kan du få praktisk vägledning. Du hittar den under Handledningar.

Besluta om ändring i struktur

Vid revidering av uppgifter i en klassificeringsstruktur ska myndigheten fatta beslut om att fastställa de ändringar som gjorts. Detta beslut ska inte skickas till Regionarkivet för kännedom.

Ändringshistorik

De ändringar myndigheten gör i sin klassificeringsstruktur ska redovisas i en ändringshistorik som ska läggas till klassificeringsstrukturen. Ändringshistoriken gör det lättare att få en snabb överblick av de ändringar ni gjort. Använd gärna mallen Ändringshistorik för klassificeringsstruktur som du hittar under Mallar och exempel.

Versionshantera klassificeringsstrukturen

När Arkivnämnden godkänner en klassificeringsstruktur får dokumentet ett versionsnummer. Vid varje beslut myndigheten fattar om ändringar ska klassificeringsstrukturen få ett nytt versionsnummer.

Ett exempel på ett versionsnummer är 1.0:2019. Det är siffran noll i detta exempel som räknas upp varje gång myndigheten beslutar om en ändring i klassificeringsstrukturen. Första gången myndigheten ändrar sin klassificeringsstruktur skapas version 1.1:2019, andra gången 1:2:2019 och så vidare.

Versionsnumret är viktigt för att skapa samband mellan klassificeringsstrukturen och de dokument som bygger på klassificeringsstrukturen.

Styrande dokument

Läs mer om klassificeringsstruktur i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.