Leverans av arkivkartonger till Arkivdepå Vänersborg. Foto: Lo Birgersson.

Leverera arkiv till Regionarkivet

Regionarkivet tar emot arkiv som ska bevaras för all framtid från myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Det är viktigt att du kontaktar Regionarkivet i god tid innan du vill leverera för att komma överens om hur leveransen ska gå till.

Vilka arkiv tar Regionarkivet emot?

  • Huvudregeln är att Regionarkivet endast tar emot leveranser av arkiv som ska bevaras och som är äldre än tio år – undantaget är handlingar som ska överlämnas enligt lag eller förordning.

  • Informationen ska sällan efterfrågas av andra myndigheter eller av allmänheten.

  • Leveransen ska omfatta ett helt arkiv eller en klart avgränsad del av myndighetens arkiv.

  • Leveransen ska vara ordnad och förtecknad.

  • Beslutad gallring ska vara genomförd.

  • Om handlingarna som myndigheten vill leverera inte redan har värderats måste myndigheten först göra en utredning om bevarande och gallring av informationen och skicka en gallringsframställan till Regionarkivet. Arkivnämnden fattar sedan beslut om bevarande och gallring. Läs mer om gallring.

  • Om analoga handlingar ska levereras till Regionarkivet och det finns elektroniska handlingar som hör ihop med de analoga handlingarna ska de elektroniska uppgifterna och de analoga handlingarna levereras samtidigt.

Förberedelser inför en leverans

1. Leveransen ska samordnas av den som är arkivansvarig på myndigheten.

2. Läs igenom informationsbladet Allmän information inför leveranser som finns här nedanför. Läs också det informationsblad som rör din leverans. Om du har frågor kan du kontakta Regionarkivet och diskutera förutsättningarna för leveransen.

Allmän information inför leveranser

Leverans av Närhälsans BVC-journaler

Leverans av tandvårdsjournaler

Leverans av socialtjänstens personakter (kommer snart, se handboken Avställning av socialtjänstens personakter i fillistan längst ner på sidan.)

Leverans av betyg från friskolor

Leverans från privata vårdgivare

3. Längst ner på sidan finns blanketter för Leveransframställan. Fyll i din blankett och skicka den till Regionarkivet. Du kan också behöva skicka in mer information, till exempel myndighetens arkivbeskrivning eller arkivförteckning för att Regionarkivet ska kunna fatta ett beslut om leveransen.

4. Efter överenskommelse med Regionarkivet kan du boka tid för leveransen. Du kan anlita en flyttfirma eller också kan din myndighet själv sköta transport och uppackning av materialet. Leveransen ska genomföras på ett säkert sätt så att inga obehöriga kan komma åt handlingarna.

5. Längst ner på sidan finns blanketten Leveransbevis och leveranslista. Fyll i denna i två exemplar och skicka med leveransen. I samband med leveransen bifogar du också ett utdrag ur arkivförteckningen för de handlingar som levereras. Om annan dokumentation behövs för fortsatt förvaring och vård ska också den följa med leveransen.

När leveransen är klar och godkänd av Regionarkivet får du tillbaka ett signerat exemplar av leveransbeviset. Uppdatera arkivbeskrivningen och ange i arkivförteckningen vilka handlingar som har överlämnats till Regionarkivet och när detta skedde.

Kostnader

Myndigheten som levererar står för alla kostnader fram till dess att handlingarna är uppställda i godkänd ordning hos Regionarkivet. Sedan förvaras handlingarna utan kostnad för myndigheten.

Om myndigheten inte har följt Regionarkivets anvisningar, eller skickat över arkiv som vi inte kommit överens om, skapar det extra arbete för Regionarkivet. Då kan Regionarkivet begära ersättning för detta eller återsända leveransen på avsändarens bekostnad.

Vad gäller efter leveransen?

När Regionarkivet har tagit över arkiv eller del av arkiv från en myndighet, övergår hela ansvaret till Regionarkivet. Handlingar som omfattas av sekretess har samma skydd hos Regionarkivet som hos den överlämnande myndigheten. Regionarkivet lämnar ut material som kopia efter sekretessprövning.

Styrande dokument

Läs mer om leveranser i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.