Så behandlar valnämnden personuppgifter

Valnämnden ansvarar för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Det är viktigt att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi värnar om din personliga integritet och strävar alltid efter en hög nivå av skydd. Vi hanterar alla personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning. I den här texten kan du läsa om hur vi hanterar dina personuppgifter. 

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du vända dig till valnämnden direkt eller till valnämndens dataskyddsombud. Du når valnämnden på e-postadressen:  valnamnden@stadshuset.goteborg.se  och dataskyddsombudet på dso@intraservice.goteborg.se. Vid kontakt med dataskyddsombudet skriv i e-postmeddelandet vilken förvaltning det gäller.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter kan vara namn, adress, personnummer, e-postadresser eller fotografier.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Med behandling menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, gallra, arkivera, samköra eller skriva ut uppgifterna.

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 

Valnämnden är en myndighet. Meddelanden som skickas till valnämnden blir därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut, om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen.

Vi är förhindrade att radera allmänna handlingar utan stöd av ett särskilt gallringsbeslut.  

Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har valnämnden ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut. Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning, anses nödvändig med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Vilka personuppgifter behandlas av valnämnden?

Förekommande kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• identitetsuppgifter, exempelvis namn och personnummer
• kontaktuppgifter, exempelvis adress, e-postadress och telefonnummer
• känsliga personuppgifter
• foton

Synpunkter, klagomål eller förfrågningar

Vi behandlar personuppgifter i form av kontaktuppgifter (namn, e-postadress och telefonnummer) för att kommunicera med den som lämnar in synpunkter, klagomål eller förfrågningar. Behandlingen sker som ett led i valnämndens uppdrag i enlighet med lag och reglemente vilket är en uppgift av allmänt intresse. Valnämnden sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt för syftet med behandlingen. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler i enlighet arkivlagen som stipulerar hur länge de ska bevaras.

Avtal och samverkan

Vi behandlar personuppgifter för att upprätta avtal, till exempel vid ett anställningsavtal, vid en upphandling eller vid bokning av lokaler. Vi behandlar kontaktuppgifter (namn, e-postadress och telefonnummer) och vid anställningsavtal även personnummer till den person som är kontaktperson för avtalen. Avtal som rättslig grund används när vi behöver behandla personuppgifter för att fullgöra ett avtal. Valnämnden sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt för syftet med behandlingen. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler i enlighet arkivlagen som stipulerar hur länge de ska bevaras.

Ansökan om arbete

Vi behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till oss. Detta inkluderar identitetsuppgifter (namn och personnummer) samt kontaktuppgifter (adress, e-postadress, telefonnummer). Personuppgifterna behandlas för att valnämnden ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänster sker som ett led i valnämndens verksamhetsutövning utifrån den rättsliga grunden allmänt intresse. 

Tjänstgöring som röstmottagare

Vi får i första hand tillgång till dina personuppgifter genom att du själv uppger dem till oss i samband med din intresseanmälan som röstmottagare. Vi behandlar personuppgifter (namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer) för att administrera och ta ställning till intresseanmälan om uppdrag att arbeta som röstmottagare vid de allmänna valen. Behandlingen sker som ett led i valnämndens verksamhetsutövning vilket är en uppgift av allmän intresse. Valnämnden sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt för syftet med behandlingen. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler i enlighet arkivlagen som stipulerar hur länge de ska bevaras.

Väljarens personuppgifter

När en person beställer en kopia av sitt röstkort (dubblettröstkort) kan vi skriva ut det. Vid utskriften behandlar vi namn, adress och personnummer. Detta för att kunna söka fram rätt person i röstlängdsregistret. Behandlingen sker som ett led i valnämndens verksamhetsutövning utifrån den rättsliga grunden allmänt intresse.  

Valnämnden tar emot, hanterar och arkiverar röstlängderna. Röstlängden innehåller personuppgifter (namn och personnummer) och information om personers rösträtt. I röstlängden dokumenteras om en person har röstat. Röstlängden är en allmän handling. Allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen är offentliga. Arkivlagstiftningen innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla offentliga handlingar. 

Hantering av känsliga personuppgifter

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till valnämnden. Uppgifter behandlas för att kunna utföra vårt uppdrag i enlighet med lagar och reglemente. Uppgifter som innehåller känsliga personuppgifter är inte sökbara utifrån sin känslighet och behandlas enligt följande: 

Anmälan om behov av ambulerande röstmottagare

Personer som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte kan ta sig till ett röstmottagningsställe kan få hjälp att rösta i hemmet av ambulerande röstmottagare. Anmälan om behov av hjälp av ambulerande röstmottagare kan komma från väljaren själv, anhöriga, vårdgivare eller likande. Informationen som lämnas kan handla om sjukdomstillstånd eller andra funktionsnedsättningar som legitimerar behovet av hjälp och som kan vara viktiga att känna till för de ambulerande röstmottagarna.   

Uppgifter om anmälan om behov av ambulerande röstmottagare sparas inte längre än nödvändigt utan gallras när den preliminära rösträkningen är genomförd. 

Den rättslig grunden för behandlingen av känsliga personuppgifter i samband med anmälan om behov av ambulerande röstmottagare är för ett viktigt allmänt intresse.

Sjukanmälan 

Personal och röstmottagare kontaktar oss i det fall de har blivit sjuka och inte kan tjänstgöra. Informationen tas emot via e-post eller telefonsamtal och registreras i våra personaladministrativa system. Den rättslig grunden för behandlingen av känsliga personuppgifter i samband med sjukanmälan är att vi och den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten.

Politisk tillhörighet och åsikter

Valnämndens ledamöter utses av kommunfullmäktige. För att vara valbar till ett uppdrag krävs att man ha gett sitt samtycke. I rollen som folkvald uttrycks och registreras politiska åsikter. För att informera politiska företrädare om vår verksamhet sammanställs kontaktuppgifter inför ett informationsmöte i samband med varje val. Informationen hämtas i öppna källor såsom partiernas officiella hemsidor eller sidor på sociala medier.

Den rättsliga grunden för hantering av känsliga personuppgifter är av viktigt allmänt intresse. 

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter? 

Vi får tillgång till personuppgifter på följande sätt:

• uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
• uppgifter som vi får från annan förvaltning inom Göteborg Stad eller annan myndighet
• uppgifter som vi får från Skatteverkets folkbokföring
• uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
• uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss.

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

De rättsliga grunder som vi grundar behandlingen på är avtal, rättslig förpliktelse, viktigt allmänt intresse, uppgifter av allmänt intresse och samtycke.

Avtal 

Avtal som rättslig grund används när vi behöver behandla personuppgifter för att fullgöra ett avtal, till exempel vid ett anställningsavtal eller vid en upphandling. Vi behandlar inte fler personuppgifter än nödvändigt för att fullgöra avtalet. 

Uppgifter av allmänt intresse

Behandling av personuppgifter är tillåten om behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse som ett led i vår verksamhetsutövning. 

Rättslig förpliktelse

Rättslig förpliktelse används som grund om det i annan lag står att vi behöver behandla personuppgifter under en viss tid.

Samtycke

När en person accepterar och säger ja till en behandling av dennes personuppgifter har personen givit sitt samtycke. Samtycket måste vara frivilligt och aktivt lämnat. Samtycke används när inga andra rättsliga grunder finns. Den registrerade kan utan negativa konsekvenser och när som helst återta sitt samtycke. Detta kan exempelvis gälla fotografier. 

Vem får ta del av personuppgifterna?

De kategorier av mottagare som vi kan komma att dela personuppgifterna med är:

• Medarbetare på valnämndens kansli som behöver ta del av uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.
• Om du har ett uppdrag som röstmottagare kan övriga röstmottagare i ditt valdistrikt där du ska arbeta ta del av dina personuppgifter (namn, telefonnummer och e-postadress).
• Har du uppdrag som ordförande eller vice ordförande i ett valdistrikt kan övriga ordförande som du delar lokal med ta del av dina personuppgifter (namn, telefonnummer och e-postadress). Dina personuppgifter kan även delas med den person som är lokalansvarig/vaktmästare på valdagen.
• Andra myndigheter såsom länsstyrelsen, valmyndigheten, skatteverket, försäkringskassan, SCB, regionarkiv eller andra myndigheter om den skyldigheten finns enligt lag.

Utöver detta har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen om de inte är belagda med sekretess. Eftersom dina personuppgifter kan ingå i allmänna handlingar betyder det att andra personer har rätt att se dessa handlingar om deras ändamål inte strider mot dataskyddslagstiftning eller på annat sätt är sekretessbelagda i offentlighets- och sekretesslagen.

Överföring till tredje land

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES (Europeiska unionen/Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet). Som en del av Göteborgs Stad använder vi oss av Microsofts lagringstjänster i vissa av våra system. Eftersom Microsoft är ett amerikanskt företag finns alltid en risk för tredjelandsöverföring. 

Dina rättigheter

Som registrerad har du flera rättigheter. Nedan beskriver vi vilka rättigheter du har om du är registrerad hos valnämnden och vill utöva dessa. Du kan hitta mer information om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndigheten hemsida, 

Rätt till tillgång

Du kan kostnadsfritt begära att få besked om valnämnden behandlar personuppgifter som rör dig (ett så kallat registerutdrag). Vid en uppenbart orimlig eller ogrundad begäran kan det dock tas ut en avgift för att täcka administrativa kostnader. En begäran som är uppenbart ogrundad och orimlig kan också nekas till exempel om den avser samma sak vid upprepade tillfällen.

Begäran om registerutdrag gör till Göteborgs Stads kontaktcenter, telefon: 031-365 00 00. Blankett för registerutdrag (dataskyddsförordningen)

Rätt till rättelse

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade. Kontakta Göteborgs Stads kontaktcenter (telefon 031-365 00 00 eller e-post: goteborg@goteborg.se) om du vill veta mer.

Rätt till radering

Beroende på vilken laglig grund behandlingen bygger på, har du rätt till radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort till exempel om de inte längre behövs för de ändamål de samlats in för. Det kan dock finnas lagkrav som gör att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter.

Exempel på när uppgifterna inte kan raderas är om dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag eller om de ingår i en allmän handling. Kontakta Göteborgs Stads kontaktcenter (telefon 031-365 00 00 eller e-post: goteborg@goteborg.se) om du vill veta mer.

Rätt till invändning

När vi behandlar personuppgifter inom ramen för sin myndighetsutövning eller för att kunna utföra andra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om vi inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste valnämnden upphöra med behandlingen. Kontakta Göteborgs Stads kontaktcenter (telefon 031-365 00 00 eller e-post: goteborg@goteborg.se) om du vill veta mer.

Rätt till begränsning

Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Med begränsning menas att personuppgifterna kommer markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att behandling av dina personuppgifter begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds. Kontakta Göteborgs Stads kontaktcenter (telefon 031-365 00 00 eller e-post: goteborg@goteborg.se) om du vill veta mer.

Rätt till dataportabilitet

Du har ibland rätt att få ut dina personuppgifter i ett allmänt, strukturerat och maskinläsbart format och dessutom få dina personuppgifter förflyttade till en annan organisation (om tekniskt möjligt) ifall behandlingen grundar sig på samtycke eller på ett avtal och sker automatiserat (med IT-medel). Denna rättighet är inte tillämpbar om myndighetens behandling är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller är ett led i myndighetsutövningen. Kontakta Göteborgs Stads kontaktcenter (telefon 031-365 00 00 eller e-post: goteborg@goteborg.se) om du vill veta mer.

Rätt att återkalla samtycke 

I de fall samtycke används som laglig grund för vår behandling har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vill du återkalla ditt samtycke som du lämnat till oss kontakta Göteborgs Stads kontaktcenter (telefon 031-365 00 00 eller e-post: goteborg@goteborg.se)

Rätt att klaga 

Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du lämna in ett klagomål till Integritetsmyndigheten, Mer information finner du på deras hemsida.

Vill du komma i kontakt med dataskyddsombudet? 

Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att vi följer dataskyddsförordningen. Valnämndens dataskyddsombud är dataskyddsenheten vid Intraservice, Göteborgs Stad.

E-post: dso@intraservice.goteborg.se. 

När du skickar e-post till dataskyddsombudet ska du tala om att frågan gäller valnämnden samt uppge ditt eget namn och telefonnummer.

För registerutdrag eller åberopa andra rättigheter enligt dataskyddsförordningen kontaktar du Göteborgs Stads kontaktcenter 031-365 00 00 eller e-post: goteborg@goteborg.se