Så behandlar arkivnämnden personuppgifter

Regionarkivet samlar in personuppgifter för olika ändamål:

1. I vår kärnverksamhet samlar vi in personuppgifter i arkiv från andra arkivbildare enbart för arkivändamål av allmänt intresse, vilket är det ursprungliga ändamålet med att ta emot arkiv.
2. I den egna ärendehandläggningen samlar vi in personuppgifter direkt från de registrerade och för andra ändamål. Om personuppgifter ska bevaras vidarebehandlas de sedan för arkivändamål av allmänt intresse och bildar vårt eget ämbetsarkiv.

Här kan du läsa om hur Regionarkivet behandlar dina personuppgifter och om hur du gör när du har frågor och synpunkter.

Tillämpningsområde

EU:s dataskyddsförordning gäller för helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter. Den gäller också för manuell behandling av personuppgifter om personuppgifterna ingår eller är avsedda att ingå i ett manuellt register som är sökbart enligt särskilda kriterier.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Det kan bland annat vara namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, bild- och ljudupptagningar och uppgifter om hälsa.

Vad innebär det att behandla en personuppgift?

Att behandla omfattar i stort sett alla åtgärder vi gör med personuppgifter, till exempel samla in, registrera, läsa, arkivera och lämna ut.

Varför och med vilken rätt behandlar Regionarkivet personuppgifter?

Personuppgifter får bara samlas in och behandlas för vissa särskilt angivna ändamål (rättsliga grunder). Den huvudsakliga grunden för Regionarkivets personuppgiftsbehandling är att den är bestämd i arkiv- och offentlighetslagstiftningen. Det är nödvändigt för Regionarkivet att behandla personuppgifter för att

• fullgöra rättsliga förpliktelser
• utföra uppgifter av allmänt intresse
• som ett led i vår myndighetsutövning.

Rättslig förpliktelse

Regionarkivet behandlar personuppgifter utifrån att det är bestämt i lag eller förordning. Vi har en rättslig skyldighet att diarieföra handlingar och registrera personuppgifter i olika ärenden enligt tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, arkivförordningen och förvaltningslagen.

Som arkivmyndighet har vi skyldigheter enligt arkivlagen och arkivförordningen, till exempel att ansvara för de arkiv som andra myndigheter (förvaltningar, bolag och stiftelser) överlämnat till oss.

Uppgifter av allmänt intresse

Den verksamhet som Regionarkivet bedriver är av allmänt intresse. För att kunna utföra vårt uppdrag krävs att vi behandlar personuppgifter. Det handlar till exempel om att vi handlägger ärenden på ett effektivt och rättssäkert sätt, sparar allmänna handlingar i arkiv och lämnar uppgifter till andra myndigheter när detta krävs enligt lag.

Regionarkivet är en myndighet. Vid begäran kommer vi att lämna ut personuppgifter i allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen om uppgifterna inte omfattas av sekretess.

Myndighetsutövning

Myndighetsutövning innebär att en myndighet bestämmer en enskilds rättigheter och skyldigheter inom ramarna för lagar och andra författningar. Regionarkivets myndighetsutövning är främst den verksamhet som innefattar den grundlagsfästa rätten att ta del av allmänna handlingar.

Samtycke

Undantagsvis kan Regionarkivet behandla personuppgifter med ditt samtycke om det är tillämpligt och nödvändigt med hänsyn till situationen. Samtycke ska ges frivilligt och aktivt. Om den som ska ge sitt samtycke inte har en chans att tacka nej utan att det får negativa konsekvenser, så räknas samtycket inte som frivilligt.

Ett samtycke kan alltid återkallas, om så sker då faller den rättsliga grunden och behandlingen måste upphöra. Även om vi exempelvis inte längre får använda en bild för bildpublicering kan vi som myndighet komma att vara skyldiga att spara bilden enligt arkivlagen. Det är då en vidarebehandling för arkivändamål av allmänt intresse.

Behandlar Regionarkivet känsliga personuppgifter?

Dataskyddsförordningen anger att vissa typer av personuppgifter är mer känsliga än andra och kräver ett särskilt skydd: till exempel uppgifter om etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa, sexualliv eller sexuell läggning och genetiska/biometriska uppgifter.

Regionarkivet behandlar sådana känsliga personuppgifter med stöd av tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, arkivförordningen och förvaltningslagen, bland annat förvarar vi journaler från sjukvården i våra arkiv och hanterar förfrågningar om utlämnande av journalkopior.

Känsliga personuppgifter kräver ett särskilt skydd mot obehörig åtkomst, och ingår ofta i ärenden som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Behörigheten till register och ärenden där känsliga personuppgifter ingår är begränsad. Regionarkivet lämnar inte ut uppgifter i allmänna handlingar till obehöriga om handlingarna omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter i ärendehanteringen

Det är nödvändigt för Regionarkivet att behandla personuppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen kan vara rättslig förpliktelse eller att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter vid begäran om utlämnande av allmän handling

Regionarkivet behandlar personuppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är en rättslig förpliktelse enligt offentlighetslagstiftningen.

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter vid tillsyn, samråd och rådgivning

Regionarkivet behandlar personuppgifter om utsedd kontaktperson för tillsynsobjektet eller annan organisation; till exempel en förening. Uppgifterna används för att kommunicera med tillsynsobjektet och utreda ärendet. Behandlingen är nödvändig som ett led av Regionarkivets myndighetsverksamhet och den rättsliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter i arkivhandlingar som myndigheter överlämnat till oss

När en myndighet överlämnar arkivhandlingar till Regionarkivet upphör personuppgiftsbehandlingen för den överlämnande myndigheten. Regionarkivet tar över personuppgiftsansvaret för de behandlingar som sker därefter, som arkivering, utlämning av handlingar och i förekommande fall menbedömning. Den rättsliga grunden för behandlingen är rättslig förpliktelse med stöd av arkivförfattningarna och Arkivnämndens reglemente.

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter i arkivhandlingar när myndigheter hyr plats hos Regionarkivet

När en myndighet hyr plats hos Regionarkivet för sina arkivhandlingar är det fortfarande den arkivbildande myndigheten som äger informationen och är personuppgiftsansvarig. Vi har avtal med de myndigheter som hyr plats hos som reglerar hur Regionarkivet får hantera handlingarna.

Om avtalet innebär att Regionarkivets behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning krävs att ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas mellan Regionarkivet och den myndighet som hyr arkivplats hos oss.

Så behandlar Göteborgs föreningsarkiv personuppgifter i arkivhandlingar som enskilda och föreningar har överlämnat som gåva eller deposition till Regionarkivet

När en förening överlämnar enskilda arkivhandlingar till Regionarkivets verksamhet Göteborgs föreningsarkiv som gåva upphör personuppgiftsbehandlingen för den överlämnande föreningen. Regionarkivet tar därefter över personuppgiftsansvaret. Den rättsliga grunden är att utföra en uppgift av allmänt intresse. Stöd för uppgiften är ett fullmäktigebeslut om att ta emot arkiv från i Göteborg verksamma föreningar och folkrörelser och att uppgifterna kommer att behandlas för arkivändamål av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter i enskilda handlingar som en förening deponerat till Regionarkivet regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal mellan deponenten/föreningen och Regionarkivet.        

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter vid anmälan till utbildningar och informationsträffar

Regionarkivet behandlar personuppgifter i samband med anmälan till utbildningar och informationsträffar. Behandlingen sker för att administrera anmälningarna och för att följa upp myndighetens utbildningar och informationsträffar. Den rättsliga grunden för administrationen av anmälningarna är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljningen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter vid prenumeration på nyhetsbrev

Regionarkivet behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration på Regionarkivets nyhetsbrev. Behandlingen sker för att vi ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Så behandlar Regionarkivet personuppgifter vid ansökan om arbete

Regionarkivet behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till Regionarkivet. Personuppgifterna behandlas för att vi ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i Regionarkivets myndighetsverksamhet och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Vem ansvarar för behandlingen av mina personuppgifter?

Den som bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifterna är personuppgiftsansvarig. För Regionarkivet är Arkivnämnden personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker inom Regionarkivets verksamhet.

Hur länge sparas mina personuppgifter?

Regionarkivet är en kommunal myndighet och utgångspunkten enligt arkiv- och offentlighetslagstiftningen är att Regionarkivet ska bevara allmänna handlingar. Vi följer dessa regler om bevarande och får bara förstöra/radera (gallra) personuppgifter i allmänna handlingar enligt gallringsbeslut.

Enligt svensk lagstiftning är myndigheter skyldiga att spara allmänna handlingar i arkiv, även efter att handlingarna inte längre används i ett pågående ärende eller i den löpande verksamheten. Detta krävs för att kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar. Regler om detta finns i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, den svenska dataskyddslagen och arkivlagen.

Dataskyddsförordningen säger att personuppgifter inte får sparas längre än nödvändigt, men det finns ett undantag som tillåter myndigheter att behandla personuppgifter i allmänna handlingar för arkivändamål av allmänt intresse. Behandling för arkivändamål av allmänt intresse innebär att personuppgifterna arkiveras och sparas.

När Regionarkivet i rollen som arkivmyndighet tar emot arkiv från våra tillsynsobjekt, eller när vårt föreningsarkiv tar emot arkiv från föreningar i Göteborg gör vi det med stöd av arkivlagstiftningen och Arkivnämndens reglemente.

Personuppgifter i allmänna handlingar från vår myndighetsverksamhet bevaras eller gallras med stöd av förvaltningens dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är Regionarkivets beslut om tillämpning av Göteborgs Stads generella bevarande- och gallringsbeslut.

Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för. Undantag gäller för enskilda handlingar som föreningar i Göteborg överlämnat till föreningsarkivet. Se nedan.

Personuppgifter i allmänna handlingar (arkiv) som Regionarkivet tagit emot från våra tillsynsobjekt gallras i regel inte eftersom överlämnade arkiv redan innan leverans bör vara gallrade av den arkivbildande myndigheten.

Personuppgifter i enskilda handlingar (arkiv) som föreningsarkivet tagit emot från föreningar i Göteborg kan däremot i undantagsfall komma att förstöras/raderas. Enskilda handlingar kräver, till skillnad från allmänna handlingar, inte gallringsbeslut.

Vilka rättigheter har jag som registrerad?

Som registrerad har du flera rättigheter. Vissa av rättigheterna är beroende av vilken rättslig grund som behandlingen av personuppgifter vilar på.

Har du frågor eller synpunkter som gäller Regionarkivets behandling av dina personuppgifter? Kontakta Regionarkivets dataskyddsombud på dataskyddsenheten vid intraservice, e-post: dso@intraservice.goteborg.se eller ring dataskyddsenheten telefon: 031-365 00 00 (växeln). Berätta att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos Arkivnämnden/Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad.

Rätt till insyn och registerutdrag

Du har rätt att begära att få ett registerutdrag där det framgår vilka personuppgifter vi behandlar om dig i ärendehanteringen och ämbetsarkivet. Rätten till registerutdrag gäller inte för personuppgifter i arkivhandlingar från andra myndigheter som överlämnats till Regionarkivet.

Skicka din begäran om registerutdrag till arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se eller skicka ett egenhändigt undertecknat brev till Regionarkivet, Box 2154, 403 13 Göteborg. Vi skickar registerutdraget till din folkbokföringsadress. Ett registerutdrag lämnas utan onödigt dröjsmål, senast efter en månad.

Rätt till rättelse

Under vissa förutsättningar kan du begära att felaktiga personuppgifter i Regionarkivets ärendehandläggning och ämbetsarkiv rättas och kompletteras. Rätten till rättelse gäller inte för personuppgifter i arkivhandlingar från andra myndigheter som överlämnats till Regionarkivet.

Rätt till radering

När den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är ”uppgift av allmänt intresse” är rätten till radering inte tillämplig. Rätten till radering gäller inte heller personuppgifter i allmänna handlingar. Regionarkivet får bara förstöra/radera (gallra) allmänna handlingar enligt gallringsbeslut. Rätten till radering gäller inte heller för personuppgifter i arkivhandlingar från andra myndigheter som överlämnats till Regionarkivet.

Mer information

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet och ska se till att dataskyddsförordningen följs. På www.imy.se kan du läsa mer om lagen och få information om hur du går till väga om du inte är nöjd med hur Regionarkivet behandlar dina uppgifter.

Så här behandlar Göteborgs Stad dina personuppgifter