Så behandlar stadsledningskontoret personuppgifter

Vi samlar aldrig in personuppgifter om det inte är nödvändigt med hänsyn till ändamålet. Stadsledningskontoret behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan till exempel vara namn eller personnummer men också foton och ljudinspelningar. Även andra typer av uppgifter som registreringsnummer och adresser kan vara personuppgifter, om de kan knytas till en person.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Det beror på det specifika ändamålet och syftet med behandlingen av dina personuppgifter. Varje behandling ska ha ett tydligt ändamål. Du kan alltid kontakta stadsledningskontoret och få veta exakt vilka uppgifter som behandlas om dig.

Blankett för Begäran om registerutdrag 

I utdraget kan du se vilka av dina personuppgifter vi har sparade och varför.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, till exempel samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera, med mera.

Personuppgiftsansvarig

Det är kommunstyrelsen som är personuppgiftsansvarig. Det innebär att kommunstyrelsen har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta personuppgiftsansvarig eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längre ner på sidan.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, till exempel om du bokar borgerlig vigsel eller lämnar in en synpunkt till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som stadsledningskontoret får på remiss, eller att uppgifter hämtas ur publika register som till exempel Västfolket.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

För att kunna utföra uppdraget behöver personuppgifter behandlas på olika sätt. När vi samlar in personuppgifter ska ändamålet med behandlingen tydligt framgå. Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt. Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av dig till oss och fråga. Vi har inte möjlighet att i efterhand radera personuppgifter du lämnat in till oss om de ingår i allmänna handlingar.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen gäller för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter.

• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.
• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen på stadsledningskontoret med antingen rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller allmänt intresse som grund.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

De medarbetare hos oss som behöver ta del av dina uppgifter för att kunna ge dig efterfrågad service och fullgöra vårt uppdrag.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas av oss till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. För handlingar som saknar gallringsbeslut gäller bevarande enligt de bestämmelser som finns i arkivlagen. Stadsledningskontoret gallrar handlingar som är av tillfällig och ringa betydelse vid inaktualitet. Vill du veta mer om vilka gallringsbeslut stadsledningskontoret tillämpar kan du kontakta oss.

Dina rättigheter

När dina personuppgifter behandlas av oss kan du:

• begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter.
• invända mot behandling av dina personuppgifter.
• begära dataportabilitet
• när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
• klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas vissa av dessa rättigheter.

Här kan du läsa mer om allmänna handlingar

Särskilt om personuppgiftsbehandling

Om dina personuppgifter ingår i en allmän handling

Den mesta informationen på stadsledningskontoret är allmänna handlingar och den information som inte är det kan med tiden bli allmän handling. Vad som är en allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen.

Vid ansökan om borgerlig vigsel eller borgerlig begravning

När du ansöker om vigsel eller begravning som stadsledningskontoret ansvarar för, samlas personuppgifter in för att kunna handlägga och fatta beslut i ärendet. Den lagliga grunden för behandlingen är att fullgöra en uppgift av allmänt intresse.

Om du lämnar in synpunkter och klagomål eller ställer frågor

Stadsledningskontoret behandlar de personuppgifter du själv lämnar för att kunna administrera ärendet och lämna återkoppling till dig. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar av stadsledningskontoret. Om du kontaktar oss via Göteborgs Stads kontaktcenter tar även anställda där del av dina personuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Om du är anställd eller har uppdrag hos stadsledningskontoret

Stadsledningskontoret behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. Den lagliga grunden för behandlingen är att fullgöra ett avtal och att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Om du deltar i fysiska aktiviteter för äldre

De personuppgifter som är nödvändiga för att administrera deltagandet samt eventuella hjälpmedel behandlas för statistiska ändamål. Det kan förekomma att vi även tar bilder och filmer som publiceras i olika medier och i tryckt material. Ändamålet med behandlingen är att informera om vår verksamhet samt lansera framtida fysiska aktiviteter för äldre i staden. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse. I vissa fall har du möjlighet att lämna kontaktuppgifter till en anhörig som vi kan kontakta om det händer dig något under aktiviteten. Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse.

Vem får ta del av dina kontaktuppgifter?

Ledamöter i kommunstyrelsen och anställda på stadsledningskontoret samt övriga med uppdrag för stadsledningskontoret får ta del av dina personuppgifter i den utsträckning det behövs för att handlägga ditt ärende. Vi kan även komma att dela personuppgifter med andra förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad samt med andra myndigheter som Skatteverket eller Försäkringskassan. I vissa fall använder vi så kallade personuppgiftsbiträden. De är andra parter som på stadsledningskontorets uppdrag utför personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Överföring till tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området, så kallat tredje land, så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall enligt de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen (GDPR) är ett svar på den ökade digitaliseringen och gäller för alla EU:s medlemsländer. Dataskyddsförordningen ersätter sedan maj 2018 personuppgiftslagen (PuL) och skärper reglerna kring hur vi får hantera personuppgifter.