Så behandlar utbildningsförvaltningen personuppgifter

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan knytas till en identifierad eller identifierbar individ. Det kan till exempel vara namn, personnummer, foton och ljudinspelningar. Även uppgifter som adress och betyg kan vara personuppgifter om det går att knyta uppgifterna till en individ.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering av personuppgifter, till exempel insamling, lagring och gallring.

Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige är ansvarig för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, säkert och korrekt sätt. För den behandling som utförs av utbildningsförvaltningen är det utbildningsnämnden som är personuppgiftsansvarig.

Varför behandlar vi dina personuppgifter/ Vilka ändamål?

Utbildningsförvaltningen ansvarar för den kommunala gymnasieutbildningen, gymnasiesärskola samt viss kommunal vuxenutbildning. Förvaltningen ansvarar också för modersmålsundervisning, studie- och yrkesvägledning, skolutveckling och det kommunala aktivitetsansvaret. Inom ramen för detta uppdrag behandlar vi personuppgifter för flera ändamål:

• Administrera och bedriva utbildning

När vi administrerar utbildningar hanterar vi bland annat personuppgifter för att registrera elever på kurser, för att sätta betyg och för att registrera närvaro. Inom utbildningen hanteras även personuppgifter i elevernas arbeten och för att ge elever tillgång till digitala läromedel.

• Tillhandahålla elevhälsa

Inom gymnasieskolan och gymnasiesärskolan är vi skyldiga att erbjuda elevhälsa med medicinska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. I detta arbete hanterar vi bland annat uppgifter i elevers skolhälsovårdsjournaler.

• Följa upp och utveckla verksamheten

Utbildningsförvaltningen arbetar kontinuerligt med att utveckla verksamheten och för att kunna göra detta på ett effektivt sätt följer använder vi i vissa fall statistiska underlag. För att få fram underlagen kan vissa personuppgifter hanteras för statistiska ändamål. I statistiken presenteras inga uppgifter på individnivå utan vi fokuserar på övergripande mönster och trender, till exempel betygsutveckling på en skola över tid.

• Hantera ersättningar och bidrag

Vi behandlar bland annat personuppgifter för att kunna tillhandahålla resekort till våra elever och för att hantera ersättningar för skolplatser mellan kommuner, samt för att betala ut inackorderingstillägg till vissa elever.

• Genomföra det kommunala aktivitetsansvaret

Kommunen har en skyldighet att hålla sig informerad om hur ungdomar under 20 år som fullgjort sin skolplikt och inte studerar i gymnasieskolan eller på någon motsvarande utbildning är sysselsatta. Detta för att kunna erbjuda lämpliga åtgärder för att ungdomarna ska hitta en sysselsättning. För att göra detta möjligt för kommunen ett register över de ungdomar som faller under det kommunala aktivitetsansvaret. Detta register hanteras av utbildningsförvaltningen.

• Hantera inkomna synpunkter, klagomål och frågor

När du hör av dig till oss kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att hjälpa dig i ditt ärende. Personuppgifterna behandlas för att kunna ge dig ett svar och i de fall det är nödvändigt för att hjälpa dig i ditt ärende. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar. Om du kontaktar oss via Göteborgs Stads kontaktcenter tar även anställda där del av dina personuppgifter.

• Kamerabevakning

På flera av våra skolor förekommer kamerabevakning i syfte att förhindra och utreda brott. På skolorna finns skyltar som upplyser om vilka ytor som är kamerabevakade. 

• Vidareutbilda personal

För att säkerställa hög kvalitet och kompetens inom utbildningsförvaltningen är vidareutbildning av personal en viktig del. Genom att erbjuda regelbundna utbildningar och kurser till personalen kan vi säkerställa att de har de nödvändiga kunskaperna och färdigheterna för att utföra sitt arbete på bästa sätt. För att genomföra utbildningarna behöver vi hantera personuppgifter för att kunna registrera deltagare och skicka information om utbildningen, såsom tid och plats, till deltagarna.

• Erbjuda utbildningar till personal hos andra arbetsgivare

Center för skolutveckling erbjuder kompetenshöjande utbildningar för personal hos andra arbetsgivare. Personuppgifter kan bland annat behöva behandlas inför och under utbildningen för att hantera registrering, kommunicera med deltagare och för att ge feedback och utvärderingar.

• Arbetsmiljö

Som arbetsgivare har förvaltningen ett ansvar för att hantera exempelvis tillbud, arbetsskador eller kränkande särbehandling. Vid en eventuell anmälan behöver vi behandla personuppgifter för att kunna hantera och utreda händelsen.

• Internkommunikation

Vi behandlar personuppgifter inom utbildningsförvaltningens interna kommunikation, det kan handla om nyheter på intranätet eller informationsmejl/meddelande riktade till en grupp medarbetare eller chefer. Personuppgifterna behandlas för att kunna informera dig som anställd om förvaltningens arbete, förutsättningar eller nyheter som är viktigt för medarbetare, konsulter eller politiker att känna till. I nyheter lyfter vi ibland fram medarbetare, chefer eller projektledare för att informera om-, inspirera eller introducera något. De registrerade är då särskilt tillfrågade om att delta i det sammanhanget.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga för att vi ska hantera dina personuppgifter.

• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen på utbildningsförvaltningen med antingen rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller allmänt intresse som grund.

Mottagare eller kategorier av mottagare

Vi kan komma att dela med oss av uppgifterna till externa mottagare. Det kan till exempel vara myndigheter, företag eller organisationer. Vi för bland annat över personuppgifter till Statistikmyndigheten, Migrationsverket, Göteborgsregionen, Skolverket, Skolinspektionen, Universitets- och högskolerådet, Centrala studiestödsnämnden (CSN) och AFA Försäkring. Utöver detta kan vissa personuppgifter även föras över till banker i samband med betalningar och till Västtrafik för att hantera resekort.

Externa skolhuvudmän

Personuppgifter om elever kan i vissa fall även delas med externa huvudmän i de fall detta är nödvändigt för att hantera ersättningar för utbildningsplatser.

Personuppgiftsbiträden

Utbildningsförvaltningen använder personuppgiftsbiträden i utförandet av sitt uppdrag. Ett personuppgiftsbiträde är en extern verksamhet som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss och enligt våra instruktioner. Vanligtvis är våra personuppgiftsbiträden företag som levererar någon typ av IT-tjänst där vi hanterar personuppgifter, men det kan i vissa fall vara andra typer av verksamheter, exempelvis utbildningsanordnare som vi anlitar för vissa kurser.

Allmänheten

Personuppgifter kan även komma att lämnas ut till allmänheten i de fall de ingår i allmänna handlingar och inte är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Andra förvaltningar inom Göteborgs Stad

Utbildningsförvaltningen kan komma att dela vissa uppgifter, till exempel kontaktuppgifter, med de andra skolförvaltningarna i Göteborgs Stad.

Övriga

För dig som deltar i en utbildning hos Center för skolutveckling kan vi komma att dela med oss av personuppgifter till din arbetsgivare. Det kan exempelvis handla om huruvida du har varit närvarande på en utbildning.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

De flesta personuppgifter vi hanterar är personuppgifter som uppstått under elevers skolgång. Detta kan vara saker som produceras under en kurs eller uppgifter som uppstår i administrationen av skolgången, exempelvis betyg, närvaro eller studieplaner.

Utöver detta får vi även in uppgifter från ansökningarna till våra utbildningar och vi hämtar adressuppgifter från folkbokföringsregistret. Vissa personuppgifter får vi även från elevens tidigare skola, exempelvis skolhälsovårdsjournaler.

Överföring till tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (s.k. tredje land) så berättar vi det för dig.

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att sparas av utbildningsförvaltningen till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifter som kommer in till utbildningsförvaltningen blir i regel allmänna handlingar. Myndigheter är enligt arkivlagen skyldiga att bevara sina allmänna handlingar. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs stöd i lag, förordning eller gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. Personuppgifter i allmänna handlingar bevaras eller gallras i enlighet med utbildningsförvaltningens dokumenthanteringsplan.

Inspelat material från kamerabevakning sparas i 14 dagar.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

• Du kan begära att få tillgång till dina personuppgifter och du har då rätt att få information om de uppgifter vi behandlar om dig. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag.
• Begära rättelse, radering eller begränsning av en behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade, till exempel om dina uppgifter ingår i en allmän handling är det inte tillåtet att radera dessa, eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att utbildningsförvaltningen ska fullgöra sitt uppdrag.
• Invända mot behandling av dina personuppgifter.
• I vissa fall begära dataportabilitet.
• När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
• Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontaktuppgifter till dataskyddsombud

Vi har utsett ett dataskyddsombud som granskar att vi följer gällande dataskyddsregler. Om du har synpunkter på vår hantering av personuppgifter kan du ta kontakt med utbildningsförvaltningens dataskyddsombud genom att mejla till dso@intraservice.goteborg.se.

Uppge vid kontakt att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos utbildningsförvaltningen i Göteborgs Stad och dina kontaktuppgifter om du vill bli kontaktad.

För registerutdrag eller hjälp med andra rättigheter enligt dataskyddsförordningen kontaktar du:

Kontaktcenter på telefonnummer 031-365 00 00 eller via e-post till goteborg@goteborg.se.

 Du kan också kontakta utbildningsförvaltningen genom formuläret.